Guide utilisateur · Exploitation

Ordres de travail & interventions

Un ordre de travail, souvent appelé OT, formalise une tâche de maintenance. Il indique le problème, le lieu, la priorité, la personne responsable, le travail effectué et le résultat obtenu.

Ouvrir le module Pour : Planificateurs, techniciens et responsables maintenance

À quoi sert ce module ?

Gérez le cycle complet d’une intervention, de la demande au rapport validé.

Résultat recherché
L’intervention est terminée, expliquée et traçable : chacun sait pourquoi elle a eu lieu, qui l’a faite, ce qui a été utilisé et quel est le résultat.

Quand l’utiliser ?

  • Un client ou un utilisateur signale une panne
  • Une opération préventive doit être réalisée
  • Un travail doit être tracé, chiffré ou facturé

Les mots à connaître

Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.

Ordre de travail (OT)

Le dossier qui organise et conserve toutes les informations d’une intervention.

Intervention

L’action réellement effectuée par un technicien dans le cadre de l’OT.

Tâche contractuelle

Le travail issu d’une tâche de la version de devis acceptée. Son contenu et son prix sont figés ; son exécution reste suivie dans l’OT.

Tâche interne

Une action ajoutée pour organiser le terrain sans augmenter le prix client, même si elle possède une valeur technique interne.

Besoin complémentaire

Un constat technique signalé pendant l’intervention, sans prix ni engagement client. Il doit être qualifié avant toute ouverture commerciale.

Décision opérationnelle de dépassement

Le choix tracé du responsable lorsque les minutes réalisées dépassent les minutes acceptées : corriger, absorber, demander un complément autorisé ou poursuivre en urgence.

Compte rendu

La description du diagnostic, des actions réalisées, des mesures et du résultat.

Rapport publié

Le compte rendu final rendu visible au client après contrôle et signature par l’équipe de maintenance.

Ce qu’il faut préparer

Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.

  • Client et équipement disponibles
  • Technicien autorisé et disponible

Comment faire, étape par étape

Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.

  1. 1

    Créer l’ordre de travail

    Décrivez la demande, choisissez priorité, client, site et équipement.

    Ouvrir l’écran correspondant
  2. 2

    Planifier et affecter

    Définissez les dates, le technicien et les ressources nécessaires.

  3. 3

    Préparer l’intervention

    Consultez l’historique, les consignes, la checklist et les pièces réservées. Après conversion d’un devis d’intervention v2, seules les tâches de la version acceptée sont reprises et signalées comme contractuelles en lecture seule. Les lignes de main-d’œuvre, fournitures, déplacement et taxes restent des ressources financières, jamais des tâches. Un ancien devis v1 affiche un avertissement et laisse ajouter des tâches internes sans reconstruire artificiellement son périmètre.

  4. 4

    Réaliser sur le terrain

    Démarrez, terminez ou bloquez chaque tâche, puis renseignez les preuves demandées : note, mesure, photo, pièce ou validation. Une demande de non-applicabilité doit être justifiée puis validée par un responsable. Le statut d’une tâche ne crée pas de temps : saisissez le temps séparément et associez-le à la tâche et à sa catégorie de main-d’œuvre. Si un travail imprévu apparaît, utilisez Signaler un besoin : décrivez le constat, le motif, l’urgence, la poursuite nécessaire, l’estimation technique et les preuves, sans saisir de prix. Les prix contractuels sont réservés aux responsables autorisés ; une tâche interne reste non facturable au client.

  5. 5

    Qualifier les besoins complémentaires

    Dans Mes interventions, ouvrez l’onglet Besoins complémentaires. Un responsable peut demander des informations, autoriser la poursuite, absorber ou refuser le besoin, ou le qualifier. Seul un utilisateur disposant du droit commercial peut ensuite ouvrir un devis. Un devis temps et quantités ou mixte n’accepte un complément que si la version initiale le prévoit ; un forfait ouvre toujours un nouveau devis indépendant.

    Ouvrir l’écran correspondant
  6. 6

    Contrôler et clôturer

    Relisez le compte rendu, terminez toutes les tâches obligatoires ou faites valider leur non-applicabilité, puis arrêtez chaque temps. Le serveur additionne les minutes de tous les techniciens par catégorie et les compare aux durées contractuelles des tâches acceptées, compléments acceptés compris. Un cumul inférieur ou égal est validé automatiquement. En cas de dépassement, ouvrez la page Validation de l’intervention : elle affiche quantité contractuelle, temps réel, écart et cycle commercial. Le responsable y choisit de corriger, absorber, demander un complément autorisé ou poursuivre en urgence, avec un motif obligatoire ; cette décision ne change jamais le prix. La signature peut continuer dès que l’opérationnel est validé, même si le commercial reste en cours, mais READY_TO_BILL attend sa clôture. Recueillez ensuite la décision client sur site ou dans le portail uniquement lorsque la signature est configurée comme obligatoire ; une intervention sans signature requise n'est pas bloquée par son absence. Seul un technicien affecté peut capturer la signature sur site. Après clôture, signatures, temps, checklist, affectations et équipements sont verrouillés jusqu’à une réouverture administrative.

  7. 7

    Diffuser le rapport

    Générez le PDF et rendez-le disponible aux personnes concernées.

  8. 8

    Évaluer le prototype d’interface

    Ouvrez la démonstration du futur shell pour tester la sidebar, la navbar, la liste, la création, la réalisation et le résultat d’une intervention. Dans la création, les sites, zones, équipements, contrats et contrôles proposés dépendent du client choisi. Testez un bon planifié ou à planifier, vérifiez les compétences et certifications de l’équipe, la tarification, les exigences de clôture et le récapitulatif. Depuis un résultat terminé, ouvrez la suite administrative simulée pour explorer le contrôle des justificatifs, les classifications inclus au contrat, facturable, hors contrat ou non facturable, le devis requis, READY_TO_BILL, la facture associée et un litige résolu sans impact ou avec avoir. Cette page est un prototype visuel : elle n’enregistre aucune donnée et ne remplace pas encore le parcours officiel.

    Ouvrir l’écran correspondant

Contrôles & erreurs fréquentes

Avant de terminer

Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.

  • Compte rendu complet
  • Temps et pièces cohérents
  • Origine et verrou des tâches contrôlés
  • Preuves obligatoires présentes ou non-applicabilité validée
  • Dépassements de temps décidés et besoins complémentaires qualifiés
  • Signature et validation présentes
  • Statut final correct
Bonnes pratiques
  • • Évitez de clôturer avant validation des temps
  • • Documentez clairement toute anomalie non résolue
  • • N’ajoutez jamais un dépassement de temps au prix ou à la facture sans version commerciale acceptée
Erreurs fréquentes
  • • Créer un OT sans équipement ni localisation
  • • Clôturer avant de saisir le temps et les pièces
  • • Écrire un compte rendu trop vague comme « intervention réalisée »
  • • Transformer une ligne de déplacement, de fourniture ou de taxe en tâche terrain
  • • Déclarer une tâche obligatoire non applicable sans justification ni validation responsable
  • • Créer directement un devis complémentaire depuis le terrain ou transformer un dépassement en prix client
Vous pouvez maintenant passer à l’action

L’intervention est terminée, expliquée et traçable : chacun sait pourquoi elle a eu lieu, qui l’a faite, ce qui a été utilisé et quel est le résultat. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.

Commencer dans le module