Administration & paramètres
L’administration définit les règles de fonctionnement de toute la GMAO : qui peut accéder à quoi, quels tarifs et taxes utiliser, et quelles notifications envoyer.
À quoi sert ce module ?
Configurez l’organisation, les permissions et les référentiels qui gouvernent tous les modules.
Résultat recherché
Chaque utilisateur voit les bons modules, les calculs utilisent les bonnes règles et les informations communes restent cohérentes.
Quand l’utiliser ?
- Vous configurez l’organisation pour la première fois
- Un utilisateur ou un rôle change
- Une règle financière, une notification ou un référentiel évolue
Comprendre avant d’agir
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
- Rôle
- Un ensemble de responsabilités attribué à un utilisateur, par exemple propriétaire, superviseur ou technicien.
- Permission
- Le droit précis de voir ou modifier une fonction.
- Référentiel
- Une liste commune utilisée dans plusieurs modules, comme les taxes, zones ou modèles.
Avant de commencer
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Être propriétaire ou administrateur autorisé
- Avoir validé les règles internes de l’organisation
Tutoriel
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Pour chacune, le guide précise l’action à effectuer, pourquoi elle est nécessaire et ce que vous devez obtenir avant de continuer.
- 1
Configurer l’organisation
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Vérifiez identité, coordonnées et paramètres généraux.
Pourquoi le faire
Les informations d’organisation sont reprises dans les documents, invitations et paramètres généraux.
Ce que vous devez obtenir
L’identité et les coordonnées officielles sont correctes.
- 2
Définir rôles et équipes
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Appliquez le principe du moindre privilège et testez les accès.
Pourquoi le faire
Des droits trop larges exposent des données et permettent des actions non autorisées.
Ce que vous devez obtenir
Chaque rôle possède uniquement les accès nécessaires à son travail.
- 3
Maintenir les comptes utilisateurs
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Depuis Membres, modifiez l’identité, l’email de connexion, le téléphone, la fonction et le service des propriétaires, administrateurs, superviseurs, techniciens et membres. Les comptes clients disposent aussi de leur périmètre portail.
Pourquoi le faire
Les paramètres financiers alimentent automatiquement devis et factures.
Ce que vous devez obtenir
Tarifs, taxes, devises et relances correspondent aux règles validées.
- 4
Configurer la finance
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Renseignez tarifs, taxes, devises et paramètres de relance.
Pourquoi le faire
Des notifications mal réglées créent du bruit ou laissent passer une alerte importante.
Ce que vous devez obtenir
Les bons destinataires sont prévenus pour les bons événements.
- 5
Régler les notifications
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Choisissez les événements, destinataires et canaux.
Pourquoi le faire
Des référentiels propres évitent les doublons et rendent les rapports fiables.
Ce que vous devez obtenir
Les listes communes sont à jour, nommées clairement et sans doublon.
- 6
Maintenir les référentiels
Ce que vous devez faire
Révisez régulièrement zones, modèles, formules et templates email.
Pourquoi le faire
Cette étape prépare la suite du processus et garantit la qualité des informations.
Ce que vous devez obtenir
L’étape est enregistrée et vous pouvez poursuivre la procédure.
Avant de terminer
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Droits testés par rôle
- Paramètres financiers validés
- Destinataires de notification corrects
- Référentiels sans doublon
Bonnes pratiques
- • Réservez l’administration à peu d’utilisateurs
- • Documentez chaque changement de règle métier
Erreurs fréquentes
- • Donner le rôle propriétaire par facilité
- • Modifier une taxe sans contrôler les documents futurs
- • Créer plusieurs valeurs presque identiques dans un référentiel
Vous pouvez maintenant passer à l’action
Chaque utilisateur voit les bons modules, les calculs utilisent les bonnes règles et les informations communes restent cohérentes. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module