Guide utilisateur · Administration
Administration & paramètres
L’administration définit les règles de fonctionnement de toute la GMAO : qui peut accéder à quoi, quels tarifs et taxes utiliser, et quelles notifications envoyer.
À quoi sert ce module ?
Configurez l’organisation, les permissions et les référentiels qui gouvernent tous les modules.
Quand l’utiliser ?
- Vous configurez l’organisation pour la première fois
- Un utilisateur ou un rôle change
- Une règle financière, une notification ou un référentiel évolue
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
Rôle
Permission
Référentiel
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Être propriétaire ou administrateur autorisé
- Avoir validé les règles internes de l’organisation
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.
- 1
Configurer l’organisation
Vérifiez identité, coordonnées et paramètres généraux.
Ouvrir l’écran correspondant - 2
Définir rôles et équipes
Appliquez le principe du moindre privilège et testez les accès.
Ouvrir l’écran correspondant - 3
Maintenir les comptes utilisateurs
Depuis Membres, modifiez l’identité, l’email de connexion, le téléphone, la fonction et le service des propriétaires, administrateurs, superviseurs, techniciens et membres. Les comptes clients disposent aussi de leur périmètre portail.
Ouvrir l’écran correspondant - 4
Configurer la finance
Renseignez tarifs, taxes, devises et paramètres de relance.
Ouvrir l’écran correspondant - 5
Régler les notifications
Choisissez les événements, destinataires et canaux pour l’organisation active. Si vous appartenez à plusieurs organisations, sélectionnez explicitement celle à utiliser dans la barre latérale : ce choix reste stable pendant le chargement des permissions, et chaque organisation conserve ses propres préférences, son propre cache et sa propre liste de notifications. L’interface actualise les notifications par l’API sécurisée ; la diffusion temps réel reste désactivée tant que son canal n’est pas authentifié côté serveur.
Ouvrir l’écran correspondant - 6
Consulter les communications
Ouvrez le catalogue transversal des e-mails par domaine métier. Le tableau regroupe chaque communication, son domaine, sa description et son action de prévisualisation avec des données de démonstration ; l'expéditeur, le branding, les déclencheurs et l'historique sont identifiés comme des évolutions à venir et ne sont pas encore modifiables.
Ouvrir l’écran correspondant - 7
Maintenir les référentiels
Révisez régulièrement zones, modèles et formules métier.
Contrôles & erreurs fréquentes
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Droits testés par rôle
- Paramètres financiers validés
- Destinataires de notification corrects
- Notifications et préférences vérifiées dans l’organisation active
- Référentiels sans doublon
- • Réservez l’administration à peu d’utilisateurs
- • Documentez chaque changement de règle métier
- • Donner le rôle propriétaire par facilité
- • Modifier une taxe sans contrôler les documents futurs
- • Créer plusieurs valeurs presque identiques dans un référentiel
Chaque utilisateur voit les bons modules, les calculs utilisent les bonnes règles et les informations communes restent cohérentes. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module