Portail client
Le portail donne au client un compte personnel distinct des collaborateurs internes et un accès limité à ses propres informations : patrimoine, demandes, interventions, contrats, factures, notifications et messagerie. Tous les utilisateurs se connectent depuis la même page, puis leur type de compte détermine automatiquement leur espace.
À quoi sert ce module ?
Donnez au client une visibilité contrôlée sur son patrimoine, ses demandes et documents.
Résultat recherché
Le client active un compte personnel, se connecte depuis /sign-in et accède uniquement aux entités et bâtiments autorisés, sans pouvoir ouvrir le tableau de bord interne.
Quand l’utiliser ?
- Le propriétaire ou un administrateur doit inviter ou modifier un contact client
- Un administrateur portail doit gérer les droits de ses collaborateurs
- Un client doit déposer ou suivre une demande
- Vous devez partager un rapport ou une facture de manière sécurisée
Comprendre avant d’agir
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
- Compte client
- Une identité Better Auth membre de l’organisation avec le rôle Client. Elle ouvre uniquement le portail et ne peut pas devenir un rôle interne.
- Client principal
- L’entité cliente choisie lors de l’invitation. D’autres entités de la même organisation peuvent ensuite être autorisées.
- Rôle portail
- Le niveau fonctionnel du client : administrateur, patrimoine, demandeur, finance, énergie ou consultation.
- Périmètre d’accès
- Les sites, documents et informations que ce contact a le droit de voir.
- Demande d’intervention
- Le signalement initial transmis par le client avant sa qualification en ordre de travail.
- Notification essentielle
- Une information envoyée dans le portail et par email pour une demande, une planification, une fin d'intervention ou une facture disponible.
Avant de commencer
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Client métier et bâtiments créés
- Adresse email personnelle du futur utilisateur
- Rôle portail et périmètre de visibilité définis
Tutoriel
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Pour chacune, le guide précise l’action à effectuer, pourquoi elle est nécessaire et ce que vous devez obtenir avant de continuer.
- 1
Inviter le contact
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Depuis Organisation > Membres, le propriétaire ou un administrateur choisit le rôle Client puis sélectionne le client principal, le rôle portail et les bâtiments. Un administrateur portail peut inviter d’autres utilisateurs depuis Mon compte > Utilisateurs.
Pourquoi le faire
L’invitation est le seul moyen d’obtenir un rôle client et oblige à définir l’entité, le rôle portail et le patrimoine autorisé.
Ce que vous devez obtenir
Le contact reçoit une invitation personnelle liée à la bonne organisation cliente.
- 2
Activer le compte unifié
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Le destinataire ouvre le lien personnel reçu par email, renseigne son identité et son mot de passe, puis utilise ensuite la page de connexion commune.
Pourquoi le faire
La connexion unique évite deux mots de passe ou deux pages d’authentification pour la même personne.
Ce que vous devez obtenir
Après activation, /sign-in dirige automatiquement le compte Client vers /portal.
- 3
Contrôler les accès
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Vérifiez l’identité, l’email de connexion, le téléphone, la fonction, le rôle portail et les bâtiments autorisés. Désactivez l’accès au lieu de supprimer l’utilisateur afin de conserver l’historique.
Pourquoi le faire
Le contrôle du périmètre protège les données des autres clients et la désactivation conserve l’historique métier.
Ce que vous devez obtenir
Le contact ne voit que les données autorisées et ses anciennes actions restent attribuées à son identité.
- 4
Déposer une demande
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Le client décrit son besoin, choisit le site et ajoute les informations utiles.
Pourquoi le faire
Une demande structurée fournit au service maintenance le lieu et les détails nécessaires pour réagir.
Ce que vous devez obtenir
Le besoin est enregistré avec un site, une description et les pièces utiles.
- 5
Suivre l’avancement
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Le client reçoit les notifications essentielles par email et dans le portail, puis consulte statuts, dates et rapports.
Pourquoi le faire
Le suivi partagé et les emails essentiels réduisent les relances et permettent au client de connaître la prochaine étape.
Ce que vous devez obtenir
Le statut, les dates, les comptes rendus et l'état de lecture des notifications sont visibles.
- 6
Consulter et échanger
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Factures, contrats, notifications et messagerie restent disponibles selon les droits.
Pourquoi le faire
Le portail conserve les documents et les échanges dans un espace connu et contrôlé.
Ce que vous devez obtenir
Le client retrouve les documents autorisés et poursuit la conversation dans la messagerie.
- 7
Échanger côté exploitation
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Dans Messagerie, l’onglet Clients traite les demandes du portail et l’onglet Équipe accueille les conversations internes directes ou de groupe.
Pourquoi le faire
La même conversation doit montrer qui a répondu tout en séparant les échanges clients des discussions internes.
Ce que vous devez obtenir
Le client voit le prénom et le nom du collaborateur auteur, tandis que les conversations Équipe restent internes.
Avant de terminer
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Compte visible avec le rôle Client dans les membres
- Connexion depuis /sign-in redirigée vers /portal
- Périmètre client strictement limité
- Compte client incapable d’ouvrir /dashboard
- Informations sensibles non exposées
Bonnes pratiques
- • Utilisez une adresse personnelle par utilisateur
- • Ne tentez pas de convertir un client en rôle interne : créez un compte distinct
- • Désactivez un accès pour préserver les messages, demandes et validations
- • Utilisez la messagerie pour conserver l’historique des échanges
- • Le nom affiché dans la liste des conversations identifie l’auteur du dernier message
- • Le panneau de conversation affiche le nom de l’entreprise prestataire qui traite la demande
- • Dans l’environnement de démonstration, vérifiez les factures envoyées, payées et en retard depuis Factures
- • Depuis le détail d’une facture, utilisez le menu Télécharger pour choisir PDF, UBL XML, CII XML ou Factur-X PDF
- • Pour commenter une facture, choisissez Externe pour contacter le prestataire ou Interne pour sélectionner des collègues de la même entité ; une contestation est toujours transmise au prestataire
- • Dans Nouveau message, choisissez Collègues de mon entité pour créer un échange privé réservé aux utilisateurs clients sélectionnés
- • Dans Organisation > Membres, la colonne Entreprise distingue les collaborateurs du prestataire des utilisateurs rattachés à une ou plusieurs entités clientes
Erreurs fréquentes
- • Inviter un client avec le formulaire de collaborateur interne
- • Tenter de convertir un compte client en rôle interne
- • Oublier de définir le client principal ou le périmètre
- • Supprimer un compte au lieu de le désactiver
- • Utiliser un compte partagé
Vous pouvez maintenant passer à l’action
Le client active un compte personnel, se connecte depuis /sign-in et accède uniquement aux entités et bâtiments autorisés, sans pouvoir ouvrir le tableau de bord interne. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module