Guide utilisateur · Collaboration
Portail client
Le portail donne au client un compte personnel distinct des collaborateurs internes et un accès limité à ses propres informations : patrimoine, demandes, interventions, contrats, factures, notifications et messagerie. Tous les utilisateurs se connectent depuis la même page, puis leur type de compte détermine automatiquement leur espace.
À quoi sert ce module ?
Donnez au client une visibilité contrôlée sur son patrimoine, ses demandes et documents.
Quand l’utiliser ?
- Le propriétaire ou un administrateur doit inviter ou modifier un contact client
- Un administrateur portail doit gérer les droits de ses collaborateurs
- Un client doit déposer ou suivre une demande
- Vous devez partager un rapport ou une facture de manière sécurisée
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
Compte client
Client principal
Rôle portail
Périmètre d’accès
Demande d’intervention
Demande de devis
Notification essentielle
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Client métier et bâtiments créés
- Adresse email personnelle du futur utilisateur
- Rôle portail et périmètre de visibilité définis
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.
- 1
Inviter le contact
Depuis Organisation > Membres, le propriétaire ou un administrateur choisit le rôle Client puis sélectionne le client principal, le rôle portail et les bâtiments. Un administrateur portail peut inviter d’autres utilisateurs depuis Mon compte > Utilisateurs.
Ouvrir l’écran correspondant - 2
Activer le compte unifié
Le destinataire ouvre le lien personnel reçu par email, renseigne son identité et son mot de passe, puis utilise ensuite la page de connexion commune.
Ouvrir l’écran correspondant - 3
Contrôler les accès
Vérifiez l’identité, l’email de connexion, le téléphone, la fonction, le rôle portail et les bâtiments autorisés. Désactivez l’accès au lieu de supprimer l’utilisateur afin de conserver l’historique.
Ouvrir l’écran correspondant - 4
Déposer une demande
Depuis le tableau de bord du portail, le client choisit d’abord Demande d’intervention pour signaler un besoin à prendre en charge, ou Demande de devis pour obtenir un prix avant d’engager les travaux. Le formulaire correspondant lui demande ensuite le site et les informations utiles.
Ouvrir l’écran correspondant - 5
Suivre l’avancement
Le client reçoit les notifications essentielles par email et dans le portail, puis consulte statuts, dates et rapports. Un devis transmis est affiché comme Reçu dans le portail et reste Envoyé dans l’espace commercial.
Ouvrir l’écran correspondant - 6
Suivre les chantiers
Lorsque la vue Travaux est activée dans la configuration du portail, l’entrée Chantiers liste les chantiers explicitement publiés par le prestataire, limités aux bâtiments autorisés de l’utilisateur. La fiche affiche le calendrier, les situations validées (montants uniquement pour les profils finance), les comptes rendus et les documents publiés — jamais les coûts internes, marges ou données fournisseurs.
Ouvrir l’écran correspondant - 7
Consulter et échanger
Factures, contrats, notifications et messagerie restent disponibles selon les droits.
Ouvrir l’écran correspondant - 8
Échanger côté exploitation
Dans Messagerie, l’onglet Clients traite les demandes du portail et l’onglet Équipe accueille les conversations internes directes ou de groupe.
Ouvrir l’écran correspondant
Contrôles & erreurs fréquentes
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Compte visible avec le rôle Client dans les membres
- Connexion depuis /sign-in redirigée vers /portal
- Périmètre client strictement limité
- Compte client incapable d’ouvrir /dashboard
- Informations sensibles non exposées
- • Utilisez une adresse personnelle par utilisateur
- • Ne tentez pas de convertir un client en rôle interne : créez un compte distinct
- • Désactivez un accès pour préserver les messages, demandes et validations
- • Utilisez la messagerie pour conserver l’historique des échanges
- • Le nom affiché dans la liste des conversations identifie l’auteur du dernier message
- • Le panneau de conversation affiche le nom de l’entreprise prestataire qui traite la demande
- • Dans l’environnement de démonstration, vérifiez les factures reçues, payées et en retard depuis Factures. Le statut Reçue indique que le prestataire a émis et transmis la facture au portail client
- • Depuis le détail d’une facture, utilisez le menu Télécharger pour choisir PDF, UBL XML, CII XML ou Factur-X PDF
- • Pour commenter une facture, choisissez Externe pour contacter le prestataire ou Interne pour sélectionner des collègues de la même entité ; une contestation est toujours transmise au prestataire
- • Dans Nouveau message, choisissez Collègues de mon entité pour créer un échange privé réservé aux utilisateurs clients sélectionnés
- • Dans Organisation > Membres, la colonne Entreprise distingue les collaborateurs du prestataire des utilisateurs rattachés à une ou plusieurs entités clientes
- • Inviter un client avec le formulaire de collaborateur interne
- • Tenter de convertir un compte client en rôle interne
- • Oublier de définir le client principal ou le périmètre
- • Supprimer un compte au lieu de le désactiver
- • Utiliser un compte partagé
Le client active un compte personnel, se connecte depuis /sign-in et accède uniquement aux entités et bâtiments autorisés, sans pouvoir ouvrir le tableau de bord interne. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module