Clients, sites & patrimoine
Ce module reproduit l’organisation réelle du patrimoine : un client possède des sites ou bâtiments, qui contiennent des zones et des équipements. Cette structure permet de retrouver un actif, son contrat et son historique sans ambiguïté.
À quoi sert ce module ?
Construisez une arborescence fiable du client jusqu’à l’emplacement précis des équipements.
Résultat recherché
Un utilisateur peut partir du client et retrouver sans hésitation le bâtiment, la zone, les équipements et les contrats concernés.
Quand l’utiliser ?
- Lors de l’arrivée d’un nouveau client
- Lorsqu’un nouveau bâtiment entre dans le périmètre
- Avant d’importer ou de créer des équipements
Comprendre avant d’agir
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
- Client
- L’entreprise ou l’entité pour laquelle les prestations de maintenance sont réalisées.
- Bâtiment
- Un site physique appartenant au client et dans lequel se trouvent des équipements.
- Zone
- Un emplacement précis dans un bâtiment, par exemple une chaufferie ou un local technique.
Avant de commencer
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Préparer les coordonnées du client
- Connaître l’organisation géographique des sites
Tutoriel
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Pour chacune, le guide précise l’action à effectuer, pourquoi elle est nécessaire et ce que vous devez obtenir avant de continuer.
- 1
Créer le client
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Renseignez l’identité, les coordonnées et les contacts utiles.
Pourquoi le faire
Le client est le niveau de rattachement principal des contrats, bâtiments, contacts et factures.
Ce que vous devez obtenir
Une fiche client unique et identifiable existe.
- 2
Ajouter les bâtiments
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Créez les groupes puis chaque bâtiment. Copiez l’adresse principale GPS du client ou recherchez une adresse propre; en modification, l’adresse du bâtiment reste indépendante tant que vous ne choisissez pas explicitement de reprendre celle du client. Gérez l’adresse principale avec le formulaire du bâtiment, puis utilisez l’onglet Adresses uniquement pour les accès et adresses secondaires.
Pourquoi le faire
Les bâtiments séparent les patrimoines physiques et permettent une planification par site.
Ce que vous devez obtenir
Chaque site réel possède sa fiche et son adresse.
- 3
Structurer les emplacements
Ce que vous devez faire
Ajoutez étages et zones afin de localiser précisément les actifs.
Pourquoi le faire
Une localisation précise fait gagner du temps au technicien et améliore la qualité des historiques.
Ce que vous devez obtenir
Les étages et zones utiles sont disponibles lors de la création d’un équipement.
- 4
Rattacher le patrimoine
Ce que vous devez faire
Associez les équipements, contrats et compteurs au bon client et au bon bâtiment.
Pourquoi le faire
Les liens entre objets permettent d’afficher automatiquement le bon contexte dans les interventions et rapports.
Ce que vous devez obtenir
Les équipements, contrats et compteurs apparaissent sous le bon client et le bon site.
- 5
Contrôler la fiche client
Ce que vous devez faire
Vérifiez depuis la vue patrimoine que tous les éléments attendus apparaissent.
Pourquoi le faire
Le contrôle final détecte les doublons et les rattachements erronés avant qu’ils se propagent.
Ce que vous devez obtenir
La vue patrimoine correspond à la réalité connue du client.
Avant de terminer
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Aucun doublon client ou bâtiment
- Chaque bâtiment possède une adresse principale avec coordonnées GPS
- Les contacts sont à jour
- Chaque équipement possède un emplacement
Bonnes pratiques
- • Adoptez une convention de nommage commune
- • Créez d’abord la structure géographique avant d’importer les équipements
Erreurs fréquentes
- • Créer deux fois le même client avec une orthographe différente
- • Créer un équipement avant son bâtiment
- • Utiliser une zone générique pour tous les actifs
Vous pouvez maintenant passer à l’action
Un utilisateur peut partir du client et retrouver sans hésitation le bâtiment, la zone, les équipements et les contrats concernés. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module