Travaux & sous-traitance

À quoi sert ce module ?

Pilotez chantiers, lots, tâches et réceptions avec vos sous-traitants — annuaire, appels d'offres et cycle chantier complet (budgets, réceptions, DOE, clôture, situations client, comptes rendus, avenants) sont persistés et servis par les API, avec une projection publiée vers le portail client et un portail externe dédié aux sous-traitants.

Quand l’utiliser ?

• Vous confiez des travaux à un sous-traitant ou à une entreprise externe
• Vous décomposez un chantier en lots et en tâches planifiées
• Vous suivez l’avancement, les réceptions et les réserves d’un chantier

Les mots à connaître

Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.

Ce qu’il faut préparer

Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.

• Avoir repéré le chantier ou le lot à exploiter

Comment faire, étape par étape

Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.

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   Parcourir la vue d’ensemble

   Contrôlez les indicateurs du module : chantiers actifs, alertes de conformité des sous-traitants, appels d’offres et commandes en cours.

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   Ouvrir un chantier

   Depuis la liste des chantiers, ouvrez une fiche : synthèse budgétaire, avancement physique, jalons, intervenants et ordres de travail rattachés.

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   Organiser lots et tâches

   Dans l’onglet Lots & tâches de la fiche chantier, créez ou modifiez une tâche (lot ou tâche globale, responsable, dates, pondération, marquage « bloquante ») puis ouvrez sa fiche pour suivre ses dépendances — un prédécesseur non terminé reste signalé « en attente ».

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   Gérer la fiche d’un sous-traitant

   Depuis Sous-traitants, recherchez, filtrez par statut et ouvrez une fiche : identité, zones d’intervention, dernier score et lien optionnel vers un fournisseur du référentiel Achats habilité à la sous-traitance (les coordonnées bancaires restent dans le dossier fournisseur). La gestion exige la permission de gestion : contacts (ajout, modification avec motif, retrait — un seul contact principal), corps de métier et intervenants déclarés (métier, certifications, statut déclaré), et évaluations périodiques (trois critères notés sur 10, score global = moyenne, évaluateur = votre session, correction motivée). Chaque modification de la fiche exige un motif d’historique et est refusée si la fiche a changé entre-temps ; un SIRET déjà référencé est bloqué à la création. Le blocage passe par « Désactiver » avec motif tracé — distinct de « Réactiver ». L’onglet Documents annonce le référentiel de conformité à venir : aucun statut n’y est encore calculé.

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   Consulter les entreprises et attribuer

   Depuis Appels d’offres — ou « Nouvel appel d’offres » sur la fiche chantier — créez la demande de prix (chantier avec lots ou ordre de travail source, destinataires avec contacts, date limite, pièces techniques, critères pondérés) puis diffusez-la : une invitation e-mail est envoyée à chaque destinataire, le statut d’envoi reflète le résultat réel (en attente, envoyé, en échec — renvoi possible) et le dossier n’est alors plus modifiable. Saisissez les offres reçues — une réponse tardive est marquée « hors délai — à arbitrer » — et révisez-les en ajoutant une version sans écraser la précédente ; une offre retenue n’est plus révisable. Comparez prix, délai, technique et conformité puis prenez la « Décision » : attribution à une version d’offre pour un périmètre avec justification, auteur et pièces — une seule attribution active par périmètre, la réattribution historise la décision remplacée — ou clôture « sans suite » avec motif obligatoire. Un attributaire dont un document bloquant est expiré, refusé ou en attente de vérification affiche un avertissement et exige une dérogation : la demande est soumise puis décidée par un autre membre — le demandeur ne peut pas s’accorder sa propre dérogation ; les pièces de l’appel d’offres sont versionnées sans écraser l’original et le journal conserve chaque événement.

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   Exploiter le dossier commande

   Depuis Commandes, ouvrez une fiche commande : les actions d’en-tête font avancer le cycle d’achat selon le statut (« Marquer envoyée », « Accepter la commande », « Démarrer l’exécution », « Clôturer l’exécution ») et « Annuler la commande » exige un motif — l’annulation est refusée et expliquée dès qu’un montant est réalisé, qu’une confirmation de prestation existe, qu’une facture est enregistrée ou que la commande est soldée. Sur les lignes, la nature distingue fourniture et prestation : « Ventiler » impute un coût vers un chantier obligatoire (lot et OT optionnels, montant ou quantité, motif requis) sans dépasser le total de la ligne ni créer de doublon strict, et « Confirmer » — lignes « Prestation » d’une commande acceptée ou en exécution seulement — consigne référence, date d’exécution, quantité et justificatif sans dépasser la quantité commandée ni créer de réception. Les sections suivantes regroupent la ventilation des coûts et ses restes, les confirmations, les situations fournisseur déclarées en brouillon depuis « Déclarer une situation » (décisions sur la fiche situation), les avenants proposés puis « Marquer accepté » qui révisent le montant, et les pièces financières consultatives (acomptes, retenues, factures, avoirs).

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   Affecter une entreprise au chantier, à un lot ou à un OT

   Depuis Affectations — ou « Nouvelle affectation » sur la fiche chantier — confiez une entreprise au chantier, à un lot ou à un ordre de travail autonome : rôle (exécutant, coordination, contrôle), contact opérationnel (requis pour les rôles exécutant et coordination), périmètre confié, dates de mission (fin postérieure au début), coût estimé avec devise et commande associée. La cohérence est contrôlée : un lot ou un OT rattaché doit appartenir au chantier sélectionné. La commande reste un lien vers une commande existante — aucune commande ni aucun accès externe n’est créé. Si l’entreprise présente un document bloquant expiré, refusé ou en attente de vérification, une alerte s’affiche et l’affectation exige une dérogation motivée (F-40), historisée sur la fiche. Depuis la fiche d’affectation, modifiez la mission puis terminez-la ou annulez-la avec motif obligatoire — la fin est consignée dans l’historique local et les actions se ferment.

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   Déclarer l’avancement et rattacher les OT

   Sur la fiche tâche, déclarez la progression avec une date de constat et un commentaire, puis rattachez ou retirez des ordres de travail avec motif.

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   Déclarer et valider les situations

   Depuis Situations ou l’onglet Finances du chantier, déclarez l’avancement financier d’une période (sens client ou fournisseur, périmètre chantier, lot ou entreprise) puis soumettez la situation : le pilote la valide, la refuse ou la renvoie en correction avec motif.

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    Gérer les modifications de périmètre

    Depuis l’onglet Finances du chantier ou le registre Modifications, enregistrez l’avant/après d’un avenant chantier (origine, motif, lots et tâches impactés, impacts coût/délai/réception, documents source) puis soumettez-le : le décideur l’approuve, le refuse ou le renvoie en correction avec motif — la version approuvée reste consultable sans modifier automatiquement le budget ni les commandes.

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    Rattacher les flux de stock au chantier

    Depuis la carte « Stock rattaché » de l’onglet Finances, ouvrez le registre des flux puis « Rattacher un flux » : type de flux (livraison directe, réception, retour, consommation, installation ou retrait d’unité), document source existant et son module d’origine, article, quantité, imputation au lot, à la tâche ou à l’OT, coût unitaire et note causale. Un même document ne peut être rattaché qu’une fois — les opérations restent saisies dans les modules Stock, Achats ou OT, sans double comptage des coûts.

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    Rédiger et valider les comptes rendus

    Depuis l’onglet CR & risques d’un chantier, ouvrez Comptes rendus puis « Nouveau compte rendu » : date, type, auteur, participants, faits constatés, incidents, avancement observé, décisions et pièces jointes. Soumettez le brouillon, validez-le (contenu figé) ou renvoyez-le en correction avec motif ; chaque compte rendu génère des actions de suivi — une réserve exige une réception acceptée du chantier.

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    Suivre réceptions, réserves et garanties

    Prononcez les réceptions par périmètre, suivez le cycle des réserves (ouverte, correction, contrôle, levée) et les garanties associées au chantier.

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    Compléter le DOE

    Depuis l’onglet Réception · DOE · Patrimoine du chantier, ouvrez « Gérer le DOE » : définissez les exigences documentaires (intitulé, type, portée chantier, lot, équipement ou réception, caractère obligatoire, facultatif ou non applicable avec motif, responsable, échéance), déposez les versions des documents puis faites-les vérifier — la complétude ne compte que les obligatoires applicables.

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    Mettre en patrimoine

    Depuis le même onglet, ouvrez « Gérer la mise en patrimoine » : déclarez la création, le remplacement ou la modification d’un équipement (bâtiment, zone, fabricant, modèle, garantie), transférez les documents DOE acceptés, choisissez le plan de maintenance et sa première échéance, puis marquez l’opération réalisée — ou justifiez l’absence d’action.

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    Clôturer et rouvrir un chantier

    Pilotez les transitions depuis la barre « Cycle de vie » de la fiche (démarrer, travaux terminés, phase réception, suspendre avec motif et date, annuler) : chaque action rappelle ses préconditions et ses impacts. Dans l’onglet Historique & clôture, contrôlez la checklist par sévérité — un contrôle bloquant impose une dérogation demandée depuis la ligne concernée puis accordée ou refusée avec auteur, date, motif et suivi compensatoire. La clôture passe le chantier en consultation seule (garanties et OT de suivi restent possibles, objets source non clos automatiquement) ; « Rouvrir » exige un motif historisé.

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    Paramétrer les politiques et notifications

    Depuis Paramètres travaux, gérez les politiques de gouvernance versionnées (contrôles de transitions, validation, clôture, DOE, conformité, avancement, seuils, dérogations) : une nouvelle version s’applique à l’avenir sans réécrire les décisions passées, et « Aperçu d’impact » liste les chantiers actifs concernés. Configurez les règles de notification (événement, seuil, destinataires internes, canal, fréquence, actif) et prévisualisez les événements déclenchés — pas de doublon ni de distribution externe implicite. L’historique consolidé, accessible depuis la fiche chantier ou la navigation, restitue objets, actions, auteurs, versions et motifs en lecture seule.

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    Administrer les accès externes

    Depuis « Accès externes », choisissez une entreprise puis invitez un utilisateur : définissez ses capacités (missions, commandes, dépôt de justificatifs, réponses aux consultations, situations, corrections de réserves) et la validité du lien à usage unique, puis transmettez le lien d’activation. Les accès accordés sont listés avec leurs capacités ; la révocation est datée et immédiate.

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Contrôles & erreurs fréquentes