Devis
Le devis présente au client le travail proposé, son prix et ses conditions avant toute acceptation. Il protège les deux parties en rendant l’offre claire et traçable.
À quoi sert ce module ?
Transformez un besoin client ou terrain en proposition versionnée, acceptée puis exploitable sans perdre la preuve commerciale.
Résultat recherché
Le client dispose dans son portail et dans le PDF de la même offre détaillée, avec ses conditions et mentions légales, et votre équipe sait si elle peut engager les travaux.
Quand l’utiliser ?
- Un travail n’est pas inclus dans le contrat
- Le client demande une estimation
- Une intervention importante nécessite une validation commerciale
Comprendre avant d’agir
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
- Ligne de devis
- Un élément chiffré : main-d’œuvre, fourniture, déplacement ou prestation.
- Validité
- La date jusqu’à laquelle les prix et conditions proposés restent applicables.
- Marge
- La différence entre le prix de vente et le coût estimé de la prestation.
- Cycle de validation
- La suite contrôlée des états brouillon, validation interne, envoi, décision client et conversion. Chaque état détermine les actions encore possibles.
Avant de commencer
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Client, contacts et patrimoine renseignés
- Tarifs, taxes, conditions et permissions configurés
Tutoriel
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Pour chacune, le guide précise l’action à effectuer, pourquoi elle est nécessaire et ce que vous devez obtenir avant de continuer.
- 1
Recueillir le besoin
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Le client peut décrire le résultat attendu depuis Demandes de devis, sans choisir les pièces. Il sélectionne un ou plusieurs bâtiments de son périmètre lorsque le besoin est multisite. Une intervention peut aussi servir de point de départ.
Pourquoi le faire
Le client, l’objet et la validité définissent précisément à qui et à quoi s’applique l’offre.
Ce que vous devez obtenir
Le brouillon possède un destinataire, un objet et une échéance.
- 2
Qualifier la demande
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Affectez un responsable, sollicitez un expert si nécessaire et utilisez la conversation existante pour demander un complément.
Pourquoi le faire
Le détail des lignes permet au client de comprendre la construction du prix.
Ce que vous devez obtenir
Toutes les prestations et fournitures sont quantifiées et leur bâtiment d'exécution est identifiable avec son adresse.
- 3
Créer ou compléter le brouillon
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Convertissez la demande une seule fois, ou créez un devis depuis la liste ou l'ordre de travail. Un devis d'intervention exige au moins un bâtiment actif appartenant au client ; un devis contractuel peut rester global. Vérifiez aussi la devise, la validité et les conditions.
Pourquoi le faire
Le contrôle évite une perte de marge, une taxe erronée ou un total incohérent.
Ce que vous devez obtenir
Les montants hors taxes, taxes, déplacements et toutes taxes comprises sont recalculés côté serveur, et la marge provient du coût estimé interne.
- 4
Composer les lignes
Ce que vous devez faire
Ajoutez prestations, main-d'oeuvre et fournitures avec quantités, remises et taxes. Pour une fourniture, sélectionnez explicitement l'article, l'éventuelle pièce BOM, l'équipement et le taux de TVA configuré : ces références sont conservées à l'enregistrement et contrôlées dans l'organisation active. Après rechargement, vérifiez que la ligne et son taux sont inchangés. Dans la recherche d'équipements, les résultats sont regroupés par bâtiment puis triés par zone, nom et référence ; utilisez la zone et la référence affichées sous chaque nom pour sélectionner le bon matériel. Le nom de l'équipement concerné reste visible au-dessus de la désignation modifiable de chaque ligne. Une fourniture reprend le vrai nom de l'article de stock et, lorsqu'il est choisi, l'équipement concerné. Pour une intervention, vérifiez que chaque ligne propre à un site indique le bâtiment et son adresse complète. Utilisez les lignes complémentaires uniquement pour une prestation réellement commune à tous les bâtiments du devis. La fiche regroupe les équipements concernés dans un tableau avec catégorie, référence, numéro de série, fabricant, modèle, bâtiment, zone et état. Renseignez le coût estimé interne si la marge terrain doit être contrôlée. Le serveur recalcule le total contractuel depuis les lignes et les déplacements.
Pourquoi le faire
La revue interne sécurise les offres engageantes avant leur transmission.
Ce que vous devez obtenir
Le devis est verrouillé pendant la revue, approuvé par la personne autorisée puis scellé par une preuve d’émission Ed25519 avant l’envoi.
- 5
Faire relire et publier
Ce que vous devez faire
Avant la soumission, utilisez Aperçu PDF pour contrôler le brouillon dans un document clairement marqué comme non contractuel ; cette action ne publie aucune version et ne change pas son statut. Soumettez ensuite le brouillon à la revue. Après validation, contrôlez les coordonnées légales des parties, les dates, le lieu d'exécution, les équipements concernés, les prix HT et TTC, la TVA, les conditions et le caractère gratuit ou payant. L'envoi crée le PDF contractuel immuable, puis une preuve d'émission Ed25519 au nom du validateur interne avant toute transmission. La fiche, le portail et la copie PDF affichent son nom, sa qualité, l'heure de publication, l'empreinte du PDF source, l'empreinte distincte de la preuve et son état de vérification. Chaque nouvelle version reçoit une nouvelle preuve sans remplacer les précédentes.
Pourquoi le faire
Le suivi permet de savoir si le travail peut commencer et conserve la décision du client.
Ce que vous devez obtenir
Le statut reflète l’envoi, l’acceptation, le refus ou l’expiration, puis la conversion adaptée au type de devis.
- 6
Recevoir la décision client
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Le client retrouve dans le portail les parties, le lieu d'exécution, le détail HT et TTC, les taxes, les conditions et les mentions légales de la version publiée. Depuis la messagerie, il peut cliquer sur le numéro du devis annoncé pour ouvrir directement la version concernée. Il peut ensuite consulter le PDF, accepter, refuser ou demander une modification avec un commentaire et une preuve horodatée. Après acceptation, la fiche portail et la copie PDF indiquent le nom et la qualité du signataire, la date et l'heure du consentement, l'empreinte SHA-256 du document approuvé et une seconde empreinte propre à la preuve d'acceptation. Cette preuve est signée en Ed25519 et vérifiée côté serveur contre une clé de confiance configurée hors de l'enregistrement ; elle fige également l'utilisateur, le consentement, l'adresse IP et le navigateur sans les afficher publiquement. Lors d'une rotation, l'ancienne clé publique doit rester dans le registre de vérification afin de conserver la validité des preuves passées.
Pourquoi le faire
Cette étape prépare la suite du processus et garantit la qualité des informations.
Ce que vous devez obtenir
L’étape est enregistrée et vous pouvez poursuivre la procédure.
- 7
Traiter une demande de modification
Ce que vous devez faire
Depuis le tableau de bord, le compteur Demandes ouvertes regroupe les demandes d'intervention, les demandes de devis en traitement et les corrections de devis en attente. Le client retrouve ces trois catégories dans Mes demandes ; si un service est momentanément indisponible, la page indique précisément lequel sans afficher d'erreur technique de lecture JSON. Le prestataire peut créer une version corrigée ou refuser la demande avec un motif obligatoire. En cas de refus, le motif est transmis dans la messagerie et le devis inchangé est confirmé dans une nouvelle version : le client peut alors l'accepter, le refuser ou demander une nouvelle correction. Chaque décision reste associée à sa version et consultable dans l'historique, sans modifier les preuves précédentes.
Pourquoi le faire
Cette étape prépare la suite du processus et garantit la qualité des informations.
Ce que vous devez obtenir
L’étape est enregistrée et vous pouvez poursuivre la procédure.
- 8
Convertir le devis accepté
Ce que vous devez faire
Créez manuellement un contrat ou un ordre de travail depuis la version acceptée. La conversion en ordre reprend le client, les bâtiments, les équipements, la planification et les tâches de la version acceptée. Elle est idempotente : une seconde action ouvre l'ordre existant au lieu d'en créer un autre. La fiche devis affiche le numéro du bon lié. Un acompte ou une situation intermédiaire peut être créé pendant l'exécution. Le solde et la facture finale exigent que le bon soit terminé, validé et prêt à facturer. Les montants successifs ne peuvent jamais dépasser la version acceptée. Une facture de solde ou finale marque le bon comme facturé et son numéro reste visible depuis le devis.
Pourquoi le faire
Cette étape prépare la suite du processus et garantit la qualité des informations.
Ce que vous devez obtenir
L’étape est enregistrée et vous pouvez poursuivre la procédure.
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Traiter des travaux supplémentaires
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Depuis l'intervention, le technicien affecté peut créer un devis complémentaire prérempli avec l'ordre, le client, les bâtiments et les équipements. Le devis est ajouté à l'historique de l'ordre sans remplacer les accords précédents. Les tâches initiales restent réalisables ; seules les tâches du devis complémentaire sont verrouillées par le serveur jusqu'à l'acceptation de leur version par le client. Une révision crée un nouveau périmètre en attente. Un refus ou une annulation conserve la version dans l'historique, annule son autorisation dans la même opération et marque sa checklist comme non exécutable.
Pourquoi le faire
Cette étape prépare la suite du processus et garantit la qualité des informations.
Ce que vous devez obtenir
L’étape est enregistrée et vous pouvez poursuivre la procédure.
Avant de terminer
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Client, site, origine et responsable corrects
- Tous les bâtiments concernés sélectionnés et autorisés pour le client
- Bâtiment obligatoire et autorisé pour chaque devis d'intervention et chaque ligne propre à un site
- Nom et adresse complète du bâtiment visibles sur les lignes concernées
- Devise, remises, taxes, totaux et marge vérifiés
- Coordonnées des parties, validité, conditions et accord présents dans le PDF
- Version PDF publiée et livraison confirmée
- Preuve d'émission prestataire vérifiée pour la version publiée
- Décision rattachée à la bonne version
- Travaux complémentaires verrouillés jusqu'à l'accord client
- Conversions et factures liées sans doublon
Bonnes pratiques
- • Décrivez les hypothèses et exclusions dans la version soumise
- • N'éditez jamais une version publiée : ouvrez une nouvelle révision
- • Enregistrez le brouillon avant de quitter l'éditeur ; une confirmation vous protège si des modifications restent en attente
- • Ne mélangez jamais les montants de devises différentes dans un indicateur
- • L'envoi direct terrain doit rester limité aux règles de délégation validées
- • En environnement de démonstration, utilisez les demandes QD-DEMO et les devis QT-DEMO-READY pour tester la qualification, la publication PDF et l'envoi sans modifier les dossiers métier existants
Erreurs fréquentes
- • Oublier la durée de validité
- • Publier sans adresse d'émetteur, de client ou de bâtiment d'intervention
- • Envoyer un brouillon non validé
- • Modifier un devis envoyé sans créer de nouvelle version
- • Rattacher un acompte à l'ordre de travail comme s'il s'agissait déjà de la facture finale
Vous pouvez maintenant passer à l’action
Le client dispose dans son portail et dans le PDF de la même offre détaillée, avec ses conditions et mentions légales, et votre équipe sait si elle peut engager les travaux. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module