Guide utilisateur · Finance
Devis
Le devis présente au client le travail proposé, son prix et ses conditions avant toute acceptation. Il protège les deux parties en rendant l’offre claire et traçable.
À quoi sert ce module ?
Transformez un besoin client en proposition chiffrée, faites-la accepter puis lancez les travaux.
Quand l’utiliser ?
- Un travail n’est pas inclus dans le contrat
- Le client demande une estimation
- Une intervention importante nécessite une validation commerciale
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
Ligne de devis
Tâche d’intervention
Mode de tarification
Validité
Marge
Cycle de validation
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Client, contacts et patrimoine renseignés
- Tarifs, taxes, conditions et permissions configurés
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.
- 1
Recueillir le besoin
Le client décrit sa demande depuis le portail (Demandes de devis) en choisissant les bâtiments concernés. Vous pouvez aussi partir d'une intervention existante.
Ouvrir l’écran correspondant - 2
Qualifier la demande
Depuis la liste des demandes, affectez un responsable et utilisez la conversation pour demander des précisions avant de chiffrer. Une demande hors périmètre peut être annulée avec un motif transmis au client ; une demande annulée ou déjà devisée ne peut plus être requalifiée. Le devis créé depuis une demande reprend la validité par défaut de l’organisation.
Ouvrir l’écran correspondant - 3
Créer le devis
Convertissez la demande ou créez un devis depuis la liste. Choisissez le client, le bâtiment, la validité et la devise, puis le mode de tarification : forfait (prix fixe), temps et quantités (quantités fermes) ou mixte (combinaison des deux).
Ouvrir l’écran correspondant - 4
Décrire les prestations et le prix
Dans l'onglet Prestations, sélectionnez les bâtiments puis les équipements concernés. Ajoutez une prestation par saisie rapide, en copiant un modèle, ou en création détaillée. Chaque tâche peut être forfaitaire (prix fixe), horaire (tarif de main-d'œuvre), incluse au contrat ou interne. Ajoutez les fournitures et déplacements, puis vérifiez les totaux HT, taxes et TTC.
- 5
Faire relire et publier
Contrôlez le brouillon avec l'aperçu PDF (non contractuel), puis soumettez-le à la revue interne. Un superviseur peut rédiger, modifier et soumettre un devis ; la validation, la suppression et la facturation restent réservées aux administrateurs. Après validation, l'envoi crée la version PDF contractuelle, datée et traçable. La validité court à partir de l'envoi : un devis envoyé sans réponse passe automatiquement « Expiré » à son échéance.
- 6
Recevoir la décision client
Le client consulte le PDF dans son portail et peut accepter, refuser ou demander une modification s'il dispose du droit de réponse. Sa décision est datée et conservée dans l'historique de la version. Si le client signe sur papier, un administrateur utilise « Accord papier reçu » en indiquant le signataire et la date. Un devis expiré ne peut plus être accepté, ni depuis le portail ni en interne.
Ouvrir l’écran correspondant - 7
Traiter une demande de modification
Si le client demande une correction, créez une version corrigée ou refusez avec un motif. Chaque décision reste attachée à sa version dans l'historique.
- 8
Convertir le devis accepté
Depuis la version acceptée, créez l'ordre de travail (devis d'intervention) ou le contrat (devis de type contrat uniquement). Un acompte peut être facturé par un administrateur pendant l'exécution ; le solde exige un ordre de travail terminé et validé. Les montants facturés ne dépassent jamais le devis accepté. Un devis validé, envoyé ou accepté non facturé peut être annulé avec un motif ; l'annulation d'un devis envoyé ou accepté est réservée aux administrateurs.
- 9
Traiter des travaux supplémentaires
Le technicien transmet le besoin à un chargé d'affaires, qui crée un devis complémentaire distinct. En mode forfait, aucun supplément n'est possible sans nouveau devis accepté.
Ouvrir l’écran correspondant
Contrôles & erreurs fréquentes
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Client, bâtiment et responsable corrects
- Mode de tarification adapté au besoin
- Totaux HT, taxes et TTC vérifiés
- Validité et conditions renseignées
- Version PDF publiée et envoyée
- Décision client rattachée à la bonne version
- • Décrivez les hypothèses et exclusions dans la version soumise
- • N'éditez jamais une version publiée : créez une nouvelle version
- • Enregistrez le brouillon avant de quitter l'éditeur
- • Un technicien transmet le besoin à un chargé d'affaires ; il ne crée pas le devis lui-même
- • Oublier la durée de validité
- • Ajouter une tâche horaire sans tarif de main-d’œuvre actif
- • Facturer une tâche incluse en plus de sa ligne globale de couverture
- • Publier sans adresse d'émetteur, de client ou de bâtiment d'intervention
- • Envoyer un brouillon non validé
- • Laisser un technicien créer ou envoyer un devis commercial
- • Modifier un devis envoyé sans créer de nouvelle version
- • Rattacher un acompte à l'ordre de travail comme s'il s'agissait déjà de la facture finale
Le client dispose dans son portail et dans le PDF de la même offre détaillée, avec ses conditions et mentions légales, et votre équipe sait si elle peut engager les travaux. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module