Facturation & recouvrement
La facturation transforme des prestations validées en sommes dues par le client, puis suit leur règlement. Elle doit rester fidèle au contrat, aux interventions et aux règles fiscales.
À quoi sert ce module ?
Transformez les éléments validés en factures traçables jusqu’au paiement.
Résultat recherché
Chaque montant facturé est justifié, chaque règlement est suivi et les écarts disposent d’une trace explicite.
Quand l’utiliser ?
- Une échéance contractuelle arrive
- Des interventions ou consommations sont prêtes à facturer
- Un paiement, un retard ou un litige doit être enregistré
Comprendre avant d’agir
Les mots à connaître
Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.
- Élément facturable
- Un temps, une pièce ou une prestation validée pouvant être ajouté à une facture.
- Échéance
- La date avant laquelle le client doit régler la facture.
- Avoir
- Un document qui diminue ou annule tout ou partie d’une facture déjà émise.
Avant de commencer
Ce qu’il faut préparer
Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.
- Paramètres de facturation et taxes configurés
- Temps et mouvements validés
Tutoriel
Comment faire, étape par étape
Suivez les étapes dans l’ordre. Pour chacune, le guide précise l’action à effectuer, pourquoi elle est nécessaire et ce que vous devez obtenir avant de continuer.
- 1
Contrôler les éléments
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Examinez les prêts à facturer et la file de validation.
Pourquoi le faire
La validation empêche de facturer un temps ou une pièce non justifié.
Ce que vous devez obtenir
Seuls les éléments corrects sont disponibles pour la facture.
- 2
Créer la facture
Ouvrir l’écran correspondantCe que vous devez faire
Choisissez client, contrat, période, lignes et échéance.
Pourquoi le faire
La facture regroupe les montants dus pour un client, un contrat et une période précis.
Ce que vous devez obtenir
Un brouillon complet est généré avec ses lignes et son échéance.
- 3
Valider le document
Ce que vous devez faire
Contrôlez numérotation, coordonnées et totaux avant émission. Le résumé sépare la base HT, chaque taxe additionnelle et la TVA par taux ; le détail et les documents PDF, UBL, CII et Factur-X reprennent la base de calcul, le taux et le montant de chaque taxe additionnelle. Le total des taxes doit se réconcilier avec le montant TTC. Si une donnée obligatoire manque, l'export électronique est bloqué et indique les champs à corriger. L'adresse de facturation du client est utilisée en priorité pour l'envoi.
Pourquoi le faire
Une facture émise devient une pièce comptable qui ne doit pas contenir d’erreur.
Ce que vous devez obtenir
Numérotation, destinataire, taxes et totaux sont validés.
- 4
Suivre le paiement
Ce que vous devez faire
Enregistrez les règlements et surveillez les échéances.
Pourquoi le faire
Le suivi distingue les sommes réellement encaissées des montants simplement facturés.
Ce que vous devez obtenir
Le solde et le statut de paiement sont à jour.
- 5
Traiter les écarts
Ce que vous devez faire
Créez un avoir ou un litige et déclenchez les relances adaptées.
Pourquoi le faire
Les écarts doivent être documentés pour préserver une comptabilité et une relation client fiables.
Ce que vous devez obtenir
L’avoir, le litige ou la relance est rattaché à la bonne facture.
Avant de terminer
Contrôlez chaque point avant de considérer la tâche comme terminée.
- Éléments sources validés
- Facture équilibrée
- Échéance suivie
- Avoirs reliés à la facture d’origine
Bonnes pratiques
- • Utilisez la file de validation avant toute émission
- • Documentez le motif de chaque avoir ou litige
Erreurs fréquentes
- • Facturer avant validation des temps
- • Confondre brouillon et facture émise
- • Supprimer une facture au lieu de créer un avoir
Vous pouvez maintenant passer à l’action
Chaque montant facturé est justifié, chaque règlement est suivi et les écarts disposent d’une trace explicite. Utilisez les points de contrôle ci-dessus pour vérifier votre travail avant de quitter le module.
Commencer dans le module