Facturation & recouvrement

À quoi sert ce module ?

Transformez les éléments validés en factures traçables jusqu’au paiement.

Quand l’utiliser ?

• Une échéance contractuelle arrive
• Des interventions ou consommations sont prêtes à facturer
• Un paiement, un retard ou un litige doit être enregistré

Les mots à connaître

Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.

Ce qu’il faut préparer

Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.

• Paramètres de facturation et taxes configurés
• Temps et mouvements validés

Comment faire, étape par étape

Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.

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   Contrôler les éléments

   Examinez les périmètres prêts à facturer. Chaque carte correspond au devis initial accepté ou à un complément accepté. La stratégie est copiée sur l’intervention lors de son engagement : Séparée produit un document par périmètre, Consolidée réunit les périmètres disponibles avant émission. Un changement ultérieur des paramètres de l’organisation ne modifie pas ce dossier.

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   Créer la facture

   Facturez depuis les cartes prêtes ou depuis Nouvelle facture. Après création, l'application confirme l'opération et ouvre directement la facture persistée. Les deux parcours utilisent les périmètres contractuels : les lignes proviennent exclusivement des versions de devis acceptées, tandis que les temps et consommations réels servent au contrôle de marge sans augmenter ni réduire le prix. Par exemple, deux heures vendues restent deux heures facturées si l'intervention est réalisée en une heure trente. En stratégie séparée, l’application impose un document pour l’initial puis pour chaque complément. En stratégie consolidée, elle regroupe automatiquement tous les périmètres prêts du même dossier et attend la clôture des décisions commerciales avant de créer le document unique.

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   Valider le document

   Contrôlez numérotation, coordonnées et totaux, puis validez le brouillon. La section Nature de l’opération et lieu de livraison distingue biens, services et opération mixte. Pour les biens, laissez Failsafe comparer le site de l’intervention à l’adresse de facturation, confirmez qu’elles sont identiques ou saisissez une adresse structurée distincte. Plusieurs adresses différentes bloquent la consolidation et nécessitent une facture par lieu. Le choix est figé à l’émission : le PDF, l’UBL, le CII et le Factur-X utilisent ensuite la même adresse. Dans les paramètres de Facturation électronique, le parcours distingue successivement l’activation et le canal, les documents proposés, puis la vérification avant émission ; les réglages de plateforme inutiles sont masqués en téléchargement manuel. Le Diagnostic des mentions obligatoires relit les valeurs réellement enregistrées pour l’émetteur : identité, SIREN, SIRET, TVA, adresse, adresse électronique, numérotation, échéance et mentions de paiement. Il mesure également combien de clients actifs disposent de leur identité, adresse, TVA et adresse électronique. Pour les fiches incomplètes, un administrateur voit le nom du client, les catégories de champs à corriger et un lien direct vers la fiche, sans restitution des coordonnées ni des identifiants fiscaux. Les lignes, la TVA, les totaux et les dates restent contrôlés sur la facture concernée. Les développements réglementaires encore absents du modèle ne sont pas présentés comme des actions à réaliser par l’organisation ; ils restent confinés à une note interne de la prévisualisation FSAFE-71. La facture passe ensuite à Validée et reste à transmettre : seule l'action d'envoi la passe à Envoyée dans l'espace de gestion et Reçue dans le portail client. Le résumé sépare la base HT, chaque taxe additionnelle et la TVA par taux ; le détail et les documents PDF, UBL, CII et Factur-X reprennent la base de calcul, le taux et le montant de chaque taxe additionnelle. Le menu Télécharger relit les paramètres de l'organisation à chaque affichage : le PDF standard reste disponible, chaque format électronique autorisé apparaît une seule fois et le format choisi par défaut est identifié dans la liste. Pendant cette vérification, aucun format électronique n'est proposé. Le toast confirme la préparation du fichier, qui reste disponible jusqu'au démarrage effectif du téléchargement. Le PDF standard et la partie lisible du Factur-X partagent les couleurs, le pied de page et les mentions figés lors de l'émission. Le total des taxes doit se réconcilier avec le montant TTC. Si une donnée obligatoire manque, l'export électronique est bloqué et indique les champs à corriger. L'adresse de facturation du client est utilisée en priorité pour l'envoi.

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   Suivre le paiement

   Enregistrez les règlements et surveillez les échéances.

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   Traiter les écarts

   Une facture émise est immuable. Créez un avoir pour la corriger, indiquez le motif et les lignes concernées, puis émettez et exportez ce document séparément en UBL, CII ou Factur-X PDF/A-3. L’avoir conserve son propre numéro, son empreinte et la référence à la facture corrigée. Pour une ancienne intervention déjà prête à facturer, le périmètre est repris automatiquement seulement si son snapshot accepté est unique et vérifiable ; sinon il reste En attente jusqu’à une reprise contrôlée par un responsable.

Contrôles & erreurs fréquentes