Stock

Fournisseurs, commandes & réceptions

Gérez vos fournisseurs, préparez vos commandes d’achat et enregistrez les réceptions qui alimentent le stock.

Le circuit d’achat en trois temps

1. Fournisseur

L’identité canonique du fournisseur, unique par référence dans l’organisation.

2. Commande

Un brouillon versionné, figé à l’approbation avec un numéro technique PO-année-séquence.

3. Réception

L’arrivée physique des pièces qui met à jour le stock et crée les lots ou numéros de série.
Chaque étape a son rôle
La commande seule ne réceptionne aucun stock, ne valorise rien et ne crée ni écriture comptable ni facture. Chaque étape produit sa propre preuve.

Gérer les fournisseurs

La page Fournisseurs du stock recense les identités canoniques : chaque fournisseur possède une référence unique dans l’organisation et un nom obligatoire.

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    Ouvrir Fournisseurs

    Depuis le module Stock — droits de lecture Stock et facturation requis.
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    Créer le fournisseur

    Cliquez sur « Nouveau fournisseur » et renseignez la référence et le nom. Ajoutez si besoin coordonnées, adresse et identifiants entreprise ou TVA — ils restent informatifs.
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    Désactiver plutôt que supprimer

    Pour un fournisseur devenu inutilisable, désactivez-le avec un motif : l’historique est conservé.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/suppliers
Liste des fournisseurs du stock : référence, nom, coordonnées et statut actif ou désactivé pour chaque identité.
Conflit de version
Si une autre personne a modifié la fiche pendant votre saisie, l’application vous demande de recharger la dernière version avant de réessayer. Aucune modification n’est écrasée silencieusement.

Préparer et approuver une commande

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    Créer le brouillon

    Choisissez un fournisseur actif, ajoutez les lignes (article de l’organisation, quantité, coût unitaire, taxes et devise — valeurs décimales conservées), puis définissez la destination de livraison et le propriétaire économique des pièces : votre organisation ou un propriétaire externe (dépôt client).
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    Approuver la commande

    L’approbation, avec un motif, attribue le numéro technique définitif (format PO-année-séquence, jamais réutilisé) et fige le contenu. Une correction ultérieure passe par un brouillon d’ajustement lié, jamais par la réécriture de la commande approuvée.
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    Annuler si nécessaire

    L’annulation conserve le numéro et la preuve de la décision. Elle est refusée dès qu’un effet aval existe : réception enregistrée ou facture fournisseur rattachée.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/purchase-orders
Formulaire de nouvelle commande : sélection du fournisseur, tableau des lignes (article, quantité, coût HT, taxe) et choix de la destination.

Enregistrer une réception

Depuis une commande approuvée, ouvrez « Réceptions ». Chaque réception est partielle ou complète et s’enregistre dans un emplacement de stockage actif.

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    Renseigner le bon de livraison

    Bon de livraison (obligatoire), référence du document fournisseur et date-heure réelle de réception.
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    Saisir les lignes reçues

    Pour chaque ligne : quantité reçue, coût unitaire réel HT, emplacement réel et taxes réelles.
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    Identifier les lots et séries

    Article suivi en LOT : vrai numéro de lot, dates de fabrication ou d’expiration si connues. Article sérialisé : un numéro de série réel par ligne, sans doublon — leur nombre doit correspondre à la quantité reçue.
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    Répartir si nécessaire

    « Répartir sur un autre lot ou emplacement » si une même ligne arrive en plusieurs lots ou destinations.
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    Contrôler la vérification

    La vérification de la réception compare attendu et réel ligne par ligne avant validation.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/purchase-orders/[orderId]/receipts
Écran Réceptions fournisseurs : formulaire du bon de livraison, tableau de vérification comparant quantités attendues et reçues, et encart d’approbation des écarts.
Écarts de réception
Par défaut, la tolérance est nulle : toute différence de quantité, coût ou taxe est signalée et exige l’approbation motivée d’un responsable disposant des droits Stock et Finance. Sans cette approbation, la réception reste bloquée.
Pièces détenues pour un client
Une réception peut aussi alimenter un dépôt appartenant au client (livraison directe). Ces pièces restent hors de la valeur de votre stock jusqu’à un transfert de propriété explicite.

Erreurs fréquentes

Inventer un numéro de lot ou de série
Failsafe n’invente jamais d’identité physique : saisissez les numéros réellement présents sur la livraison.
Attendre une facture de la réception
La réception met à jour le stock, rien de plus. La facture fournisseur se saisit séparément dans Factures fournisseurs.
Corriger une commande approuvée
Une commande approuvée est figée. Utilisez le brouillon d’ajustement lié plutôt que de chercher à la modifier.

Factures fournisseurs

Rapprocher factures, réceptions et avoirs.

Guide Stock complet

Articles, mouvements, inventaires et valorisation.