Stock

Factures fournisseurs & avoirs

Saisissez les factures de vos fournisseurs, rapprochez-les des commandes et réceptions, puis traitez les écarts et les avoirs.

Où se situe la facture fournisseur ?

Le circuit achat se termine par la facture : fournisseur → commande → réception → facture fournisseur → avoir éventuel. La facture se rattache aux lignes commandées et reçues ; elle ne modifie jamais le stock physique.

Rôle : le rapprochement comptable
La facture fournisseur sert à vérifier que ce qui est facturé correspond à ce qui a été commandé et reçu. Elle prépare le travail de votre comptabilité sans créer elle-même les écritures de tiers.

Saisir une facture fournisseur

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    Créer le brouillon

    Cliquez sur « Saisir une facture fournisseur », choisissez le fournisseur, saisissez la référence de sa facture, sa date et sa devise (code à 3 lettres, par exemple EUR). Ajoutez les lignes facturées et rattachez-les aux lignes de commande correspondantes.
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    Contrôler le rapprochement

    La section « Rapprochement de la facture » compare chaque ligne facturée à la commande et aux réceptions : quantités, prix unitaires, taxes. Les écarts sont listés explicitement, ligne par ligne.
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    Traiter les écarts

    Un écart exige une approbation motivée par un responsable disposant des droits requis. Sans approbation, l’écart reste visible et la facture ne peut pas être considérée comme conforme. Toute modification du brouillon exige un motif, conservé dans l’historique de versions.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/supplier-invoices
Formulaire de saisie d’une facture fournisseur : sélection du fournisseur, référence et date de facture, devise, puis tableau des lignes facturées.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/supplier-invoices
Tableau de rapprochement : pour chaque ligne, les montants attendus (commande/réception) face aux montants facturés, avec les écarts signalés.

Enregistrer un avoir fournisseur

Quand un fournisseur émet un avoir (retour de marchandise, erreur de prix, remise), enregistrez-le depuis la fiche de la facture concernée.

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    Ouvrir la section des avoirs

    Depuis la fiche de la facture fournisseur concernée.
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    Choisir la ligne d’origine

    Pour chaque ligne d’avoir, sélectionnez la ligne de facture d’origine.
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    Sélectionner la nature

    « Quantité et montant » (retour physique crédité) ou « Correction de prix ou de taxe uniquement ».
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    Saisir les montants

    Quantité, prix unitaire, montants HT et TTC, taxes — tels qu’ils figurent sur l’avoir du fournisseur.
Capture d’écran à insérer — /dashboard/stock/supplier-invoices/[invoiceId]/credits
Formulaire d’avoir fournisseur : choix de la ligne de facture d’origine, nature de l’avoir et montants crédités.
Retour fournisseur
Lorsque l’avoir correspond à un retour physique de pièces, le stock est ajusté en cohérence avec la quantité créditée. Un simple écart de prix ne touche pas les quantités.

Lien avec la facturation client

Les pièces achetées et refacturées à un client peuvent être reliées à la facture client correspondante. Ce lien permet de vérifier la marge et de justifier le prix facturé, sans mélanger les deux circuits : la facture fournisseur concerne vos achats, la facture client concerne vos ventes.

Erreurs fréquentes

Saisir la facture avant la réception
Sans réception enregistrée, le rapprochement ne peut pas vérifier les quantités réellement reçues. Enregistrez d’abord l’arrivée physique des pièces.
Approuver un écart sans l’expliquer
Le motif d’approbation est obligatoire et audité. « OK » ne suffit pas : indiquez la cause (prix renégocié, quantité acceptée, erreur du fournisseur).
Bonne pratique : rapprocher au fil de l’eau
Saisissez les factures dès leur réception plutôt qu’en fin de mois : les écarts se traitent tant que les livraisons sont récentes et les documents sous la main.

Achats fournisseurs

Fournisseurs, commandes et réceptions.

Exports comptables

Journal de stock et exports vers la comptabilité.