Stocks, inventaires & nomenclatures

À quoi sert ce module ?

Tracez les pièces depuis leur création jusqu’à leur consommation sur intervention.

Quand l’utiliser ?

• Une pièce entre ou sort du magasin
• Un technicien consomme une pièce
• Vous devez compter le stock réel ou traiter une rupture

Les mots à connaître

Ces termes apparaissent dans l’application. Les comprendre vous aidera à choisir les bonnes informations et à éviter les erreurs.

Ce qu’il faut préparer

Vérifiez ces éléments avant d’ouvrir le module. Vous éviterez de devoir interrompre la saisie ou de créer des données incomplètes.

• Emplacements de stockage définis
• Unités et règles de valorisation choisies

Comment faire, étape par étape

Suivez les étapes dans l’ordre. Chaque étape indique l’action à effectuer dans l’application.

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   Parcourir la liste des articles

   Dans Stock & achats, recherchez un article puis combinez les filtres Statut et Catégorie. Triez depuis les en-têtes et utilisez Colonnes pour adapter les informations visibles. Sur petit écran, le nom et les actions restent directement accessibles ; ouvrez le chevron d’une ligne pour retrouver son suivi, son niveau de stock, son statut, sa localisation et les autres informations de contexte. La pagination indique le nombre de résultats et ne modifie aucune donnée.

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   Créer les articles

   Renseignez référence, catégorie, unité, prix et seuils, puis choisissez le lieu de stockage de référence dans la liste des lieux actifs (code et nom). Le lien Gérer les lieux de stockage ouvre leur gestion dans un nouvel onglet sans quitter votre saisie. En cas de liste vide, créez ou réactivez un lieu ; en cas d’erreur de chargement, utilisez Réessayer. Ce choix enregistre un repère sur la fiche et n’affecte pas à lui seul les quantités à un emplacement physique. Choisissez ensuite le mode de suivi. Quantité globale reste le choix par défaut et accepte une quantité initiale, enregistrée comme une entrée validée et traçable. Lots et Numéros de série sont proposés uniquement lorsque votre organisation, votre permission de création et l'activation du suivi les autorisent. Un nouvel article tracé démarre toujours à zéro : pour Lots, ouvrez ensuite sa fiche et utilisez Réceptionner un lot ; pour Numéros de série, aucune unité fictive n'est créée. Le suivi interne distingue le stock physique du stock disponible. Un historique sans affectation structurée est conservé dans un solde Non affecté : le texte de localisation de l'article ne prouve pas à lui seul un emplacement physique.

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   Convertir un article existant vers les lots ou les séries

   Ouvrez la fiche d'un article encore suivi en quantité globale puis utilisez l'assistant de conversion avec le droit stock:validate. Pour un stock nul, confirmez explicitement le nouveau mode. Pour un stock positif, répartissez exactement toute la quantité entre de vrais lots et emplacements, ou saisissez un numéro de série unique par unité avec son emplacement. Le contrôle enregistre un plan et restitue les réservations, campagnes, mouvements ouverts, soldes, emplacements ou identifiants qui bloquent l'opération. Appliquez uniquement un plan encore conforme à sa version et à sa preuve ; un changement concurrent impose un nouveau contrôle. Les anciens mouvements en quantité globale restent inchangés. Une annulation est possible seulement avant toute réception, réservation, consommation, installation, transfert ou autre effet aval.

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   Enregistrer les mouvements

   Depuis la fiche d'un article, utilisez Ajouter un mouvement pour ouvrir le formulaire de saisie avec cet article présélectionné. L'article d'origine reste contrôlé dans le catalogue de l'organisation active avant toute création. Enregistrez une entrée ou une sortie avec un motif. Le sélecteur charge la liste complète des articles de l'organisation active, y compris au-delà de la première page. Après un changement d'organisation depuis Mon compte, il recharge uniquement les articles du nouveau contexte. Si cette liste est indisponible ou invalide, le formulaire l'indique, reste bloqué et propose de réessayer. Une sortie est refusée si elle rendrait le stock négatif. La quantité actuelle reste en lecture seule sur la fiche article. Dans l'historique des mouvements, la colonne Origine distingue notamment le stock initial, la saisie manuelle, l'inventaire, l'ordre de travail, le rapprochement et la gestion de lot lorsqu'un reçu ou un lien structuré le prouve ; un motif libre ne suffit jamais et Non tracée signale l'absence de cette preuve. Cliquez sur le nom d'un article pour ouvrir directement sa fiche. Après une coupure réseau, vous pouvez relancer la même action : Failsafe reconnaît l’intention déjà reçue et ne crée pas un second mouvement. Le rejeu conserve le résultat exact dans une preuve interne contrôlée et plafonnée à 4 Mio.

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   Retrouver le trajet d’un mouvement

   Dans Mouvements de stock, filtrez les entrées, sorties ou transferts. La colonne Localisation présente les lieux de départ et d’arrivée enregistrés pour l’opération, avec leur référence et un lien vers la fiche. Pour une pièce affectée à un équipement, consultez l’équipement et le bon d’intervention associés lorsqu’ils sont tracés. Cette colonne décrit le mouvement à sa date, pas une garantie de position actuelle. Une localisation non renseignée reste signalée ; le lieu de référence de l’article ne remplace pas une preuve de mouvement. Un transfert conserve le stock global et n’est pas ajouté aux quantités d’entrées ou de sorties. Utilisez Transférer du stock pour enregistrer un nouveau déplacement.

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   Réserver et consommer des pièces en quantité

   Depuis un ordre de travail, une réservation réduit la quantité disponible sans diminuer la quantité physique. La consommation réduit ensuite le stock physique et le reliquat réservé. Corriger une consommation restaure la quantité physique dans la réservation ; elle ne redevient disponible qu'après libération du reliquat et aucun second mouvement disponible n'est inventé. Chaque opération met à jour ensemble les quantités et sa trace. Lorsqu'une réception possède une preuve de coût réel et une politique active, la consommation reçoit dans la même transaction une allocation financière CUMP, FIFO ou spécifique. Sans preuve, l'opération physique reste valide mais aucune valeur n'est inventée depuis le prix catalogue. Les affectations historiques non affectées restent distinguées des nouvelles affectations, même lorsque la réservation est augmentée.

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   Suivre un article par lot

   Ouvrez la fiche d’un article déjà configuré en mode LOT pour consulter ses lots, les quantités physiques et disponibles par emplacement, la timeline causale et le journal qualité append-only. À la création ou dans la modification de l'article, un administrateur autorisé choisit sa politique de sortie : FEFO privilégie l'expiration la plus proche, FIFO la réception la plus ancienne et LIFO la réception la plus récente. LIFO signale le risque de laisser vieillir les lots anciens. La simulation applique cette politique, peut fractionner la quantité et annonce le manque sans réserver ni modifier le stock. Une modification de politique exige un motif, conserve sa version et son historique, puis rend les anciens aperçus obsolètes. Avec stock:validate, vous pouvez vérifier une sélection différente en renseignant un motif ; cette validation reste une preuve temporaire sans consommation. Avec le droit de création du stock, utilisez Réceptionner un lot dans un emplacement de stockage actif. Avec le droit de modification du stock, transférez un lot disponible vers un autre emplacement actif. Avec le droit de validation, utilisez Décision qualité, renseignez le motif obligatoire et confirmez le nouvel état. Un blocage met toutes les disponibilités à zéro sans supprimer le stock physique ; une libération recalcule les disponibilités. Un lot bloqué peut être déplacé vers un emplacement QUARANTINE par l’action dédiée, sans modifier le stock total. Après une erreur réseau, réessayez depuis la même confirmation : l’intention est conservée afin d’éviter un double effet. Ce panneau n’affiche aucun prix ni coût.

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   Retrouver les lots et les numéros de série

   Dans Stock & achats, ouvrez Lots ou Numéros de série pour rechercher une identité de stock dans votre organisation. Ouvrez sa fiche pour retrouver l’article associé, les emplacements, l’état et les événements de traçabilité. Les lots distinguent quantité physique et quantité disponible ; un numéro de série identifie une unité. Les fiches articles et les lieux de stockage proposent aussi ces accès. Utilisez les actions et liens métier de la fiche pour poursuivre une réception, un transfert ou une opération de maintenance ; consulter une fiche ne crée aucun mouvement. Si la liste est vide, aucun lot ou numéro de série ne correspond aux critères : la seule création d’un article en quantité globale ne crée pas d’identité de traçabilité.

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   Modifier le lieu de référence d’un article

   Depuis la fiche article, ouvrez Modifier et choisissez le Lieu de stockage de référence dans la liste des lieux actifs de votre organisation, affichés avec leur code et leur nom. Une ancienne localisation sans correspondance reste conservée jusqu’à votre sélection. Si la liste ne se charge pas, utilisez Réessayer ; Gérer les lieux de stockage ouvre le référentiel dans un nouvel onglet. Ce choix modifie le repère de la fiche uniquement : utilisez Transférer du stock pour déplacer les quantités physiques.

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    Vérifier l’enregistrement des réglages de suivi

    Dans Paramètres → Stock, enregistrez le mode et la portée choisis avec un motif. L’état et le numéro de version indiquent les réglages enregistrés. Si une réponse serveur inattendue empêche de confirmer l’enregistrement, la saisie reste conservée : notez-la, rechargez la page pour vérifier la version et l’état réellement enregistrés, puis réessayez seulement si nécessaire. Une erreur ne relance pas automatiquement la modification.

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    Consulter une unité sérialisée

    Ouvrez Numéros de série dans Stock & achats, puis la fiche de l’unité recherchée. Retrouvez son numéro, son article, son emplacement, son état et son historique. Les liens de la fiche conduisent aux opérations existantes ; le numéro de série reste associé à la même unité pendant son parcours.

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    Surveiller les expirations

    Dans Stock & achats → Qualité & expirations, consultez les compteurs de lots bientôt expirés, expirés, en quarantaine ou rappelés. Ces catégories peuvent se recouper. Recherchez un article ou un numéro de lot, filtrez la situation puis ouvrez la fiche article. La liste affiche jusqu’à 50 lots et précise cette limite ; les filtres portent sur les lots chargés. Une liste vide indique qu’aucun lot avec une quantité physique restante ne répond aux critères, sans couvrir les articles non suivis par lot. Le cumul des quantités indisponibles peut mélanger plusieurs unités ; les notifications en échec sont présentées séparément. Suivez Configurer les alertes vers Paramètres → Stock pour consulter les seuils ou les modifier avec le droit de validation du stock. Enregistrez ou annulez les modifications avant d’actualiser. Un lot est bloqué dès son échéance, même avant le traitement planifié. Par défaut, une alerte est préparée 30 jours avant et devient critique à 7 jours ; un responsable disposant de stock:validate peut modifier ces deux seuils. Le traitement planifié matérialise l'état Expiré avec un acteur système audité, puis remet les notifications en file durable après la transaction. Les destinataires doivent encore appartenir à l'organisation, disposer du droit de lecture du stock et accepter les notifications Stock. Un échec de livraison est retenté puis reste visible dans les actions ouvertes.

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    Préparer une commande d'achat Stock

    Dans Stock & achats, ouvrez Commandes d'achat pour rechercher par numéro ou fournisseur et filtrer les brouillons, commandes approuvées ou annulées. Si vous disposez des droits de gestion Stock et facturation, utilisez Nouvelle commande : l'assistant sépare le fournisseur et les conditions, la destination et la propriété, les articles avec coûts et taxes, puis le récapitulatif. Un brouillon versionné relie uniquement des données de l'organisation active. Ouvrez ensuite son détail pour le modifier, l'approuver ou l'annuler avec un motif. L'approbation attribue un numéro technique PO-année-séquence non réutilisé et fige le snapshot ; une correction passe par une nouvelle commande liée. Le détail présente aussi les réceptions et factures liées disponibles. L'annulation conserve le numéro et la preuve et est refusée après un effet aval. La commande seule ne réceptionne aucun stock, ne valorise rien, ne crée aucune écriture comptable et ne facture rien.

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    Réceptionner une commande d'achat

    Depuis une commande approuvée, ouvrez Réceptions et enregistrez une livraison partielle ou complète, avec son bon de livraison même si la facture arrive plus tard. Pour une référence fournisseur, validez d’abord sa correspondance avec un article interne et sa conversion d’unités. Saisissez la quantité et le prix dans l’unité d’achat : deux cartons de dix pièces donnent vingt pièces de stock. L’aperçu présente les deux quantités et conserve la version de correspondance ; les livraisons partielles suivantes de la même ligne réutilisent cette preuve. Le résultat en unités internes doit être entier. Choisissez un emplacement STORAGE actif ; les lignes LOT exigent leur vrai numéro de lot et les lignes SERIALIZED un numéro unique par unité. Un écart de quantité applique une tolérance nulle par défaut et exige l’approbation motivée d’un responsable. La réception met à jour le stock et sa preuve dans une même transaction, sans créer de facture ni de paiement. Une pièce détenue pour un client reste hors de la valeur du stock de l’organisation jusqu’à un transfert de propriété explicite séparé.

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    Recevoir et choisir une consommation sur intervention

    Pour une commande destinée à une intervention, ouvrez les remises depuis son détail et indiquez les pièces réellement reçues. Si elles sont utilisées immédiatement, cochez Consommé immédiatement sur l’intervention et renseignez le motif. L’entrée, la réservation et la sortie des mêmes pièces sont enregistrées ensemble, sans reliquat de cette remise. Une unité sérialisée demande un équipement cible. Si le lot reçu ne correspond pas à la rotation recommandée, la confirmation nécessite le droit stock:validate et une justification. Le coût d’achat reste distinct des conditions de facturation de l’intervention.

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    Configurer le stock

    Depuis Organisation → Vue d’ensemble ou Configuration GMAO, ouvrez Configuration du stock pour rejoindre Paramètres → Stock et consulter les réglages métier. Le panneau Suivi du stock de Paramètres → Stock permet de configurer séparément les modes Lots et Numéros de série pour l’organisation active. Un propriétaire ou administrateur de l’organisation disposant du droit stock:validate peut enregistrer une activation, une suspension ou un changement de périmètre avec un motif ; les autres utilisateurs ayant accès au stock consultent les décisions en lecture seule. Pour permettre la création de nouveaux articles tracés, choisissez Activé, puis Toute l’organisation dans Appliquer ce mode de suivi à. Pour limiter l’autorisation, choisissez Certains articles existants : recherchez un nom ou un code, cochez les articles et consultez leur mode de suivi actuel. Le compteur et les étiquettes retirables récapitulent la sélection, conservée quand vous changez de recherche. Cette autorisation ne convertit pas les articles. Renseignez le motif, puis utilisez Enregistrer les réglages. La date de fin apparaît uniquement pour la fenêtre Pilote, qui est temporaire. Suspendre le suivi est proposé lorsque le mode enregistré est actif. Les unités, stocks minimum/maximum et politiques de sortie des lots restent définis par article : choisissez un article puis ouvrez Modifier. Les alertes d’expiration se règlent directement dans cette page avec le droit stock:validate. La page Qualité & expirations reste dédiée aux lots à examiner. Les observations de fiabilité restent réservées à Administration de la plateforme → Organisations → Supervision technique ; elles ne sont pas nécessaires pour accéder aux réglages métier du stock.

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    Organiser les lieux de stockage

    Dans Stock & achats → Lieux de stockage, recherchez un lieu et ouvrez sa fiche pour consulter le stock présent et les mouvements dont l’emplacement est connu. Créez un lieu fixe rattaché à un site, un stock véhicule avec son responsable ou un dépôt temporaire avec sa référence de chantier et, si utile, ses dates d’activité. Le rattachement à un lieu parent permet d’organiser les emplacements. Stockage, quarantaine et transit précisent l’usage opérationnel du lieu, indépendamment de son type. La modification demande un motif ; en cas de modification simultanée, rechargez les données avant de reprendre. Transférez le stock restant et désactivez les enfants actifs avant de désactiver un lieu. L’historique est conservé ; un mouvement ancien dont le lieu n’est pas connu n’est pas attribué artificiellement à cette fiche.

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    Transférer entre lieux de stockage

    Dans Stock & achats → Transférer du stock, choisissez le lieu source et le lieu destination, puis la quantité, le lot ou les numéros de série réellement déplacés. Le formulaire propose le stock disponible ; une réservation ou un inventaire actif peut empêcher le déplacement. Consultez l’aperçu et confirmez avec un motif. Le transfert conserve le stock global et sa valeur, avec une même référence d’opération consultable depuis les deux lieux. En cas d’erreur, utilisez la compensation depuis la preuve du transfert : elle crée le déplacement inverse lié à l’original, si le stock est encore disponible, et conserve l’historique.

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    Confirmer une prestation fournisseur

    Depuis le détail d’une commande approuvée contenant une prestation, ouvrez Confirmer les prestations. Sélectionnez la ligne réalisée, sa quantité, sa date et sa référence justificative, puis indiquez le motif. Plusieurs confirmations partielles sont possibles dans la limite commandée. La preuve conserve son auteur et peut ensuite être sélectionnée dans une facture fournisseur, avec les marchandises reçues d’autres commandes du même fournisseur. Une prestation confirmée ne crée aucun article, lot ou mouvement de stock et empêche l’annulation de la commande qui la porte.

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    Confirmer les lots utilisés sur une intervention

    Sur l'ordre de travail, la réservation conserve les lots préparés selon la politique de l'article. Au moment de consommer, ouvrez le dialogue et répartissez exactement la quantité entre les allocations affichées : numéro de lot, emplacement, quantité réservée, déjà consommée et reliquat. Le stock physique diminue seulement après cette confirmation ; la disponibilité a déjà été diminuée lors de la réservation. Si le lot trouvé sur le terrain diffère, un responsable disposant de stock:validate doit réallouer la réservation avec un motif avant la consommation. Pour une pièce LOT non prévue, Failsafe crée d'abord une réservation durable, puis demande la même confirmation explicite. Après un refus ou une réponse réseau perdue, reprenez cette réservation sans en créer une seconde.

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    Associer aux équipements

    Complétez les nomenclatures et alternatives compatibles.

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    Préparer un inventaire mixte

    Créez un brouillon en sélectionnant les ressources de l'organisation active : un article suivi en quantité avec son emplacement, un lot avec son emplacement ou une unité identifiée par son numéro de série. Une même campagne peut réunir les trois modes. Non affecté désigne explicitement l'absence d'emplacement structuré. La sélection et les informations de la campagne sont enregistrées en base et reprises lors du rechargement. Si une autre personne a modifié le brouillon, rechargez sa dernière version avant de sauvegarder : une version ancienne ne remplace pas silencieusement la nouvelle. L'activation vérifie de nouveau les ressources et fige le périmètre attendu ; elle ne corrige aucune quantité de stock. Seules les ressources sélectionnées sont verrouillées pour les mutations de stock, tandis que les autres emplacements restent utilisables. Après une réponse réseau perdue, réessayez la même activation sans créer une nouvelle campagne. Depuis la liste des campagnes, cliquez sur le nom ou sur Ouvrir pour consulter les lignes et reprendre une campagne en cours. Pour un comptage par article, renseignez les quantités observées puis enregistrez-les ; zéro est une quantité valide et un champ vide reste non compté. Terminez le comptage avant de confirmer les ajustements. Un mouvement enregistré après le comptage impose un recomptage. Les campagnes validées restent consultables sans nouvelle application ; aucun format technique ne justifie à lui seul une lecture seule.

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    Compter et traiter les écarts

    Dans une campagne active, enregistrez les quantités observées et les observations des unités sérialisées. Consultez l'aperçu avant de prendre une décision : il distingue les écarts de quantité, les unités manquantes, les mauvais emplacements, les identifiants inconnus et les doublons de scan. Cet aperçu ne modifie pas le stock. Un identifiant inconnu ne crée jamais automatiquement un article, un lot ou une unité. Les décisions doivent être justifiées et nécessitent le droit de validation. Si de nouvelles observations rendent l'aperçu obsolète, actualisez-le avant de décider ou d'appliquer les ajustements.

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    Appliquer ou annuler le reliquat

    Appliquez les décisions approuvées en totalité ou par sous-ensemble. Une application partielle libère uniquement les ressources traitées ; le reliquat reste verrouillé. Réessayer une même application après une erreur réseau ne doit pas créer un second ajustement. Le déplacement d'un lot est accepté uniquement lorsqu'il reste relié au reçu réussi, à la décision, à l'item appliqué et aux emplacements observés de la campagne. Vous pouvez annuler le reliquat sans annuler les ajustements déjà exécutés : leurs mouvements et leur historique restent conservés. Une unité disponible déclarée manquante conserve son identité et sa dernière localisation mais ne peut plus être utilisée ; une unité réservée ou installée ne peut pas être traitée ainsi. Une diminution consomme ses coûts historiques dans le sous-livre ; une augmentation sans coût explicite crée un écart de valorisation à résoudre. Un simple transfert d'emplacement reste comptablement neutre.

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    Contrôler le sous-livre du stock

    Les faits valorisés détenus par l'organisation sont enregistrés en partie double depuis leur couche de coût ou leur allocation, sans relire le prix catalogue actuel. Si aucun mapping ou aucune période ouverte ne couvre encore la source, le flux physique reste valide et la source demeure explicitement en attente de comptabilisation ; cette attente interdit la clôture. Le stock détenu pour un client est tracé sans entrer dans la valeur du stock de l'organisation jusqu'à un transfert de propriété prouvé. Les mappings couvrent tous les événements, sont versionnés par organisation et classe de valorisation, et partagent la devise fonctionnelle unique de l'organisation. Un responsable peut approuver puis activer un mapping, ouvrir une période, rapprocher les totaux par devise, article, lot, série, ordre de travail ou compte, puis clôturer une période seulement après sa date de fin et la verrouiller. Une source sans coût réel reste un écart à traiter : sa résolution append-only doit référencer l'écriture et la preuve correspondantes avant la clôture. Une correction se fait par contrepassation non antidatée dans une période ouverte ; aucune écriture finalisée n'est réécrite. Une source en devise étrangère doit être convertie par une preuve d'acquisition avant sa comptabilisation dans la devise fonctionnelle. Le journal auxiliaire est préparé depuis ces écritures figées ; il reste distinct d'un FEC fiscal.

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    Préparer le journal comptable de stock

    Ouvrez le Journal comptable avec les droits de lecture du stock et de la facturation ainsi que le droit d'export. Créez une version immuable du profil CSV en choisissant les en-têtes, l'ordre des colonnes, le séparateur, le format de date, le séparateur décimal, l'encodage et l'unité mineure de la devise. Sélectionnez ensuite une période close ou verrouillée et contrôlez l'aperçu : il liste toutes les anomalies, les totaux et les empreintes sans modifier le sous-livre. La finalisation revérifie le même périmètre dans une transaction et refuse un aperçu obsolète sans export partiel. Après une réponse réseau perdue, relancez la même confirmation afin de reprendre l'intention sans attribuer deux fois une écriture. L'historique restitue toujours les octets et le profil enregistrés lors de la finalisation.

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    Gérer les fournisseurs du stock

    Dans Stock & achats, ouvrez Fournisseurs avec les droits de lecture du stock et de la facturation. La page présente d’abord le référentiel : utilisez Nouveau fournisseur pour créer une fiche, ou sélectionnez une ligne pour la modifier dans la fenêtre dédiée. Chaque fournisseur appartient à l’organisation active et possède une référence unique dans cette organisation ainsi qu’un nom obligatoire. Les coordonnées, l’adresse et les identifiants entreprise ou TVA restent facultatifs et informatifs : ils ne constituent pas une validation juridique ou fiscale, et aucune coordonnée bancaire n’est conservée. Une création ou modification est idempotente, versionnée et auditée. Si une autre personne a modifié la fiche, rechargez sa dernière version avant de réessayer. Désactivez une identité devenue inutilisable avec un motif plutôt que de la supprimer. Les anciens libellés libres ne sont jamais rapprochés automatiquement.

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    Réactiver un fournisseur

    Dans Stock & achats → Fournisseurs, affichez Tous ou Désactivés, puis ouvrez la fiche du fournisseur. Renseignez un motif de réactivation et utilisez Réactiver le fournisseur. Cette action nécessite les mêmes droits de gestion que la désactivation. Le fournisseur retrouve son statut Actif, tout en conservant son historique et ses liens existants. Il peut de nouveau être choisi dans les catalogues et les commandes ; actualisez la page des catalogues si elle était déjà ouverte. En cas de modification simultanée de la fiche, rechargez sa dernière version avant de réessayer.

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    Accéder aux catalogues fournisseurs

    Ouvrez Catalogues fournisseurs dans Stock & achats. Les actions Créer manuellement et Importer CSV/XLSX restent visibles dans l’en-tête ; elles deviennent disponibles après le chargement des fournisseurs actifs et des droits accordés par le serveur. Si aucun fournisseur actif n’est disponible, utilisez Gérer les fournisseurs pour en activer un ou en ajouter un. Pour une création manuelle, choisissez le fournisseur et le nom, créez le brouillon puis ajoutez ses références. Pour un import, choisissez d’abord le fournisseur et le nom : le brouillon s’ouvre ensuite sur la sélection du fichier, sa prévisualisation et ses contrôles avant tout enregistrement. Si le chargement échoue, les actions sont désactivées avec une explication et la liste est indiquée comme indisponible : cela ne signifie pas qu’aucun catalogue n’existe. Utilisez l’actualisation après résolution de l’erreur. Si votre compte dispose uniquement de la consultation, les actions restent désactivées conformément aux droits renvoyés par le serveur.

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    Créer le premier brouillon d’un catalogue

    Après avoir choisi un fournisseur actif et renseigné le nom et le motif, cliquez sur Créer le brouillon. L’enregistrement ouvre le détail de la version 1, où vous pouvez ajouter les références ou importer un fichier CSV/XLSX. Un premier brouillon peut être vide ; il doit contenir des références avant sa validation.

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    Distinguer référence fournisseur et article de stock

    Ajoutez une marchandise ou une prestation avec sa référence fournisseur, sa désignation et son unité d’achat. L’article de stock est indépendant : il n’est pas obligatoire pour saisir ou importer le catalogue. Plusieurs références fournisseurs peuvent correspondre au même article interne, après une validation explicite. Dans le catalogue, choisissez l’article interne et le nombre d’unités de stock pour une unité d’achat, puis approuvez la correspondance avec un motif. Par exemple, un carton de dix pièces correspond à dix unités internes. Cette validation est accessible avec le droit de validation du stock ou les droits de modification du stock et de la facturation. Elle conserve son auteur et sa version ; aucune association historique n’est approuvée automatiquement. Les prestations n’utilisent pas de correspondance de stock.

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    Définir les conditions d’achat

    Dans un brouillon de catalogue, indiquez le prix HT dans l’unité affichée et choisissez la devise. Ajoutez uniquement les conditions utiles : remise générale, tarif négocié ou paliers de quantité. Chaque palier possède une quantité minimale, un choix Prix fixe ou Remise en %, et sa valeur. Utilisez Ajouter un palier pour créer une ligne et Supprimer pour retirer une condition. Les seuils doivent être positifs et distincts ; les erreurs sont indiquées près des champs avant l’enregistrement. Renseignez une quantité dans l’aperçu pour voir le prix appliqué et son origine, sans modifier les données du catalogue. Le tarif négocié est prioritaire ; à défaut, le palier atteint le plus élevé s’applique, sinon le prix de base. La remise générale s’applique ensuite et apparaît séparément dans le calcul. Les conditions déjà enregistrées ou importées sont affichées automatiquement. Enregistrez les modifications avant de valider puis publier avec une date d’effet. Pour une nouvelle commande, seule la version publiée actuellement applicable est proposée ; les versions historiques restent consultables et les commandes approuvées ne sont pas recalculées. Les anciens prix exprimés par unité interne sont signalés comme tels.

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    Reprendre une source en attente de comptabilisation

    La consultation du sous-livre et sa configuration sont actuellement disponibles par les API comptables du stock, sans écran de gestion dédié. Après configuration des comptes et de la période couvrant la date d'origine, un administrateur autorisé sur le stock et la facturation peut relancer une source en attente avec un motif. Le rejeu conserve l'origine et ne crée aucune seconde écriture. Le propriétaire économique est figé au niveau du lot ou de la série lorsqu'il existe, et non déduit du seul article. Une preuve de change conserve le coût et la devise d'origine, le taux, sa date et sa source ; elle ne peut pas être modifiée après enregistrement.

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    Préparer la destination et les taxes d’une commande

    Sélectionnez le réapprovisionnement d’un lieu ou une intervention ouverte/en cours, puis le propriétaire des marchandises. Le client bénéficiaire de l’intervention est affiché séparément : il ne devient pas automatiquement propriétaire du stock. Pour un propriétaire externe, choisissez un client ou un fournisseur explicitement qualifié comme sous-traitant ou consignant. Le changement de type efface l’identité précédente. Dans Paramètres → Taxes, activez l’applicabilité aux achats des taxes concernées et, si nécessaire, leur défaut d’achat. Aucun taux n’est repris automatiquement depuis les paramètres de vente. Sélectionnez la taxe pour chaque ligne ; les anciens brouillons demandent une sélection explicite. Si une taxe change avant approbation, revoyez et enregistrez le brouillon ; les commandes approuvées gardent leurs informations figées.

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    Comparer une facture avec son original

    Associez le nom du document original et son lien HTTPS, puis saisissez sa devise et ses totaux HT, taxes et TTC. Le rapprochement les compare aux lignes saisies ; toute divergence demande un motif. Un document historique manquant reste indiqué comme absent. La validation documentaire ne signifie pas que les écarts sont comptabilisés. Si une preuve de change manque, consultez les devises et la source de l’écart, puis renseignez la preuve demandée. Son enregistrement conserve un justificatif ; il ne réécrit pas automatiquement une qualification historique et ne vaut pas comptabilisation de la facture.

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    Contrôler les écarts de stock

    Dans Stock & achats → Contrôle des écarts de stock, consultez le résumé du périmètre analysé, recherchez un article ou filtrez les anomalies. Ouvrez chaque ligne pour examiner les preuves et renseigner une décision. Les filtres ne limitent pas le dossier préparé : il contient toutes les anomalies du périmètre analysé. Un administrateur disposant du droit de validation peut lancer une analyse sans écriture, vérifier la source, la date et la campagne de comptage, justifier chaque décision puis préparer un plan. Seuls les écarts appuyés par une preuve validée, ordonnée sans ambiguïté et dont la version de stock n'a pas changé peuvent être appliqués. Si la preuve ou la quantité change au moment de l'application, aucun mouvement n'est créé et l'entrée apparaît en conflit après actualisation afin d'éviter une nouvelle tentative aveugle. Les plans préparés sont repris depuis l'historique après une actualisation. Chaque correction est financièrement neutre, rejouable sans double effet et chaque entrée appliquée peut être annulée par une compensation sûre, même si le reste du plan est encore partiel.

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    Contrôler la qualité du stock

    Ouvrez la vue Qualité du stock avec le droit de lecture du stock. Choisissez une fenêtre de 1 à 168 heures pour suivre les opérations et rapprochements observés. Les compteurs de rejeux, conflits, retries, échecs et blocages représentent uniquement les occurrences effectivement persistées : leur journalisation est best-effort et ne modifie jamais la décision métier. Le ledger distingue les articles couverts des historiques non couverts ; une création initiale à zéro sans mouvement ancré reste non couverte, jamais divergente. Si la réponse reçue est invalide ou ne correspond pas à la fenêtre demandée, les anciennes cartes disparaissent et la vue annonce que le chargement est impossible. Cette vue signale un écart mais ne le corrige pas automatiquement.

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    Surveiller les seuils

    Traitez les ruptures et stocks faibles depuis la liste des articles.

Contrôles & erreurs fréquentes