Cycle commercial
Contrats de maintenance
Gérez vos contrats de maintenance avec facturation automatique, prévisualisation et dashboard KPIs.
Nouveautés
Facturation automatique
Génération automatique des factures selon la fréquence définie (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
Emails automatiques
Envoi automatique des factures par email aux clients avec PDF en pièce jointe
Prévisualisation facturation
Visualisez en temps réel le montant et la période de chaque facture
Dashboard KPIs
Suivez vos contrats, revenus mensuels et prochaines facturations
Créer un contrat
1. Informations générales
Remplissez les informations de base du contrat :
- Numéro de contrat (généré automatiquement ou personnalisé)
- Titre descriptif
- Client associé
- Dates de début et de fin
- Valeur annuelle totale
2. Configuration facturation
Configurez la facturation automatique :
Fréquence de facturation
- Mensuel : Facture chaque mois (valeur annuelle / 12)
- Trimestriel : Facture tous les 3 mois (valeur annuelle / 4)
- Semestriel : Facture tous les 6 mois (valeur annuelle / 2)
- Annuel : Facture une fois par an
Jour de facturation
Choisissez le jour du mois (1-28) où la facture sera générée automatiquement
Mode de facturation
- À l'avance : Facturation avant la période de service
- À terme échu : Facturation après la période de service
Auto-facturation
Activez le switch pour activer la génération automatique des factures
3. Prévisualisation
La carte de prévisualisation affiche en temps réel le montant de chaque facture, la période couverte et les détails du calcul.
Fonctionnement de l'auto-facturation
CRON Job quotidien
Un job automatique s'exécute tous les jours à 6h00 du matin et :
- Vérifie tous les contrats avec auto-facturation activée
- Identifie les contrats dont le jour de facturation correspond
- Génère automatiquement les factures
- Envoie les factures par email aux clients
- Met à jour les statuts
💡 Astuce : Si le jour de facturation est déjà passé dans le mois, la facture sera générée le lendemain de l'activation du contrat.
Dashboard et KPIs
Le dashboard contrats affiche en temps réel :
Total Contrats
Nombre total de contrats et contrats actifs
Valeur Totale
Valeur annuelle cumulée de tous les contrats actifs
Auto-facturation
Nombre et pourcentage de contrats avec auto-facturation
Revenus Mensuels
Revenus mensuels récurrents estimés
Prochaines Facturations
Contrats à facturer dans les 7 prochains jours
Répartition par Statut
Contrats actifs, expirés et suspendus
Questions fréquentes
Comment modifier un contrat avec auto-facturation ?
Vous pouvez modifier tous les paramètres d'un contrat à tout moment. Les modifications s'appliquent aux prochaines factures générées.
Comment désactiver l'auto-facturation ?
Éditez le contrat et désactivez le switch "Auto-facturation" dans la section Configuration Facturation.
Que se passe-t-il si je rate une date de facturation ?
Le système génère la facture dès que possible. Si le jour de facturation est passé, la facture sera générée le lendemain.
Les emails sont-ils envoyés automatiquement ?
Oui, dès qu'une facture est générée, un email est envoyé automatiquement au client avec la facture en PDF en pièce jointe et un récapitulatif dans le corps de l'email.