Équipements & patrimoine technique

Deux listes à ne pas confondre

Failsafe distingue les équipements que vous maintenez chez vos clients des outils utilisés par vos propres techniciens.

Configurer un patrimoine

L’assistant « Configurer un patrimoine » réunit six étapes : client, site, structure, catalogue, équipements et récapitulatif. À chaque étape, vous pouvez réutiliser une ressource de votre organisation ou créer seulement celle qui manque. Chaque action est enregistrée avant le passage à l’étape suivante ; le lien du parcours permet donc de reprendre un brouillon interrompu.

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   Choisir le client et le site

   Sélectionnez des fiches existantes ou créez un client et un site avec une adresse vérifiée. Le récapitulatif indique ensuite si chaque ressource a été créée ou réutilisée.
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   Décrire la structure et le catalogue

   Ajoutez les étages et zones utiles, puis choisissez explicitement la catégorie d’équipement. Vous pouvez réutiliser séparément une famille et une sous-famille actives, puis créer uniquement le niveau manquant. Une sous-zone rattachée à une zone d’étage conserve ce même étage.
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   Ajouter les équipements

   Créez un ou plusieurs équipements dans les zones choisies. Un modèle actif peut préremplir les champs, mais ne remplace jamais le choix de la catégorie.
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   Contrôler et terminer

   Relisez les ressources enregistrées. Un parcours limité au client et au site reste possible si vous confirmez explicitement que la structure ou les équipements seront ajoutés plus tard.

Créer un équipement client

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   Préparer les référentiels

   Avant la première fiche, créez les catégories (familles : CVC, électricité, plomberie…) et les modèles réutilisables. Un modèle pré-remplit les caractéristiques techniques et évite de tout ressaisir pour des équipements identiques. Seuls les modèles actifs de votre organisation peuvent être utilisés.
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   Créer la fiche équipement

   Choisissez le client et le bâtiment, renseignez la référence, la marque, le modèle et le numéro de série, puis précisez l’emplacement (étage, zone) pour que le technicien le retrouve sur site. Ajoutez les dates utiles : achat, mise en service, installation, dernière inspection et prochaine inspection.
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   Rattacher l’équipement

   Associez l’équipement à un contrat de maintenance pour qu’il soit couvert, rattachez-le aux plans de maintenance préventive concernés et complétez la nomenclature (BOM) pour indiquer les pièces de rechange compatibles.
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   Vérifier le résultat

   Ouvrez la fiche : elle doit afficher l’emplacement complet (client > bâtiment > zone), son contrat éventuel et son historique, qui s’enrichira à chaque intervention.

Suivre les garanties

Le formulaire distingue la garantie de l'équipement de celle de son installation. Pour chacune, activez le suivi, indiquez la durée en mois et complétez, si vous les connaissez, le responsable et la référence du justificatif.

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   Choisir le point de départ du matériel

   La garantie équipement peut partir de la date d'achat ou de la mise en service. La garantie installation part toujours de la date d'installation.
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   Contrôler l'échéance calculée

   La fin de garantie est affichée en lecture seule. Failsafe la recalcule à l'enregistrement et tient compte de la longueur réelle des mois.
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   Consulter ou arrêter un suivi

   La fiche présente les deux échéances et l'onglet « Garantie » détaille leur statut : « Échéance à venir », « Échéance dépassée » ou « Non renseignée ». Le jour de l'échéance reste à venir pour toute la journée. Dans la modification, désactivez uniquement la garantie à arrêter ; l'autre reste inchangée.

Renseigner les inspections

À la création ou à la modification d'un équipement, vous pouvez saisir la date de dernière inspection et la date de prochaine inspection. Ces deux dates sont facultatives.

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   Saisir les repères connus

   Utilisez des dates civiles, sans heure. En modification, laissez un champ vide puis enregistrez pour effacer la date correspondante.
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   Consulter la synthèse

   L'onglet « Inspection » de la fiche affiche les deux dates. Une valeur absente apparaît comme « Non renseignée ».
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   Enregistrer une inspection réalisée

   Avec la permission de modifier le patrimoine, utilisez le bouton « Enregistrer une inspection manuelle » pour ouvrir le formulaire, puis indiquez la date, l'intervenant et, si nécessaire, des observations. La date ne peut pas être future.
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   Retrouver les inspections terminées

   L'historique réunit les inspections manuelles et les bons d'intervention de type inspection qui sont terminés. Un bon apparaît une seule fois, même s'il est rattaché à l'équipement de plusieurs façons. Son lien reste réservé aux utilisateurs autorisés à consulter ce bon.

Consulter et rattacher les plans de maintenance

L’onglet « Plans de maintenance » de la fiche présente chaque plan rattaché à l’équipement : son nom, son code, son état, la fréquence enregistrée, les dates de début et de fin ainsi que les dernières et prochaines maintenances connues. Une échéance absente est indiquée comme « Non planifiée » et une fréquence absente comme « Selon les tâches ».

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   Rattacher un plan existant

   Pour un équipement actif et avec l’autorisation de modifier le patrimoine, ouvrez « Rattacher un plan ». Le catalogue propose uniquement les plans équipement actifs, non modèles, globaux ou compatibles avec le client de l’équipement. La fréquence et les dates du rattachement restent facultatives.
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   Créer depuis la fiche

   Les propriétaires et administrateurs peuvent utiliser « Créer un plan ». Le formulaire reprend le client réel et verrouille l’équipement : il ne peut être ni remplacé ni désélectionné. Après création ou annulation, vous revenez sur l’onglet de la fiche.
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   Relire les tâches enregistrées

   Les tâches ajoutées au formulaire sont créées avec le plan. Leurs identifiants de brouillon ne sont pas réutilisés ; les liens éventuels vers un modèle de tâche sont vérifiés dans l’organisation active.

Fiche et historique

La fiche équipement est la mémoire de l’actif : interventions passées, pièces remplacées, rapports et documents associés. Avant d’envoyer un technicien, consultez-la pour connaître le contexte.

L’onglet « Intervention » présente, de la plus récente à la plus ancienne, toutes les interventions effectivement réalisées sur l’équipement. Ouvrez l’ordre de travail pour son détail ou, lorsqu’il existe, accédez directement à son rapport. Cette vue est en lecture seule et conserve les interventions déjà passées en facturation.

Suivre les outils techniciens

La page Équipements dédiée aux outils permet de déclarer chaque outil (nom, marque, modèle, numéro de série) et de l’assigner à un technicien.

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   Déclarer l’outil

   Créez l’outil avec son numéro de série.
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   Assigner à un technicien

   Son statut passe à « Assigné » ; vous savez qui détient quoi.
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   Déclarer les indisponibilités

   « Maintenance » ou « Hors service » quand l’outil n’est plus utilisable, puis libérez-le à son retour pour qu’il redevienne « Disponible ».

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