Gestion des techniciens

Créer la fiche d’un collègue invité

Après acceptation de l’invitation avec le rôle Technicien, ouvrezla création d’un technicienet renseignez l’adresse courriel du collègue. Sa fiche est liée à son compte existant sans changer son identité ni ses accès. Cette action nécessite le droit de création des techniciens. Un compte extérieur à l’organisation, désactivé, client ou sans rôle Technicien ne peut pas être associé ; une fiche existante ne peut pas être créée une seconde fois.

Informations technicien

Fonctionnalités

Gestion des compétences

Appareils mobiles

Planning et disponibilité

Assignation des interventions

Carnet de bord du véhicule en dotation

Chaque véhicule affecté à un technicien dispose d’un carnet de bord. Il réunit la police d’assurance, les pleins de carburant et les opérations d’entretien ou incidents, afin de suivre la consommation et l’état du véhicule sans papier.

Côté bureau

1. Dans la liste desvéhicules, ouvrez le menu d’actions d’un véhicule puis choisissez « Carnet de bord ».
2. Onglet « Assurance » : « Ajouter une police » (assureur, numéro de police, date de fin, garanties, téléphones d’assistance et de sinistre). Cette action nécessite le droit de modification des véhicules ; deux polices ne peuvent pas porter le même numéro sur un véhicule. Une police passe à « Expire bientôt » dans les 30 jours avant sa fin, puis à « Expirée ».
3. Onglet « Entretien programmé » : des règles se déclenchent au premier des deux termes échus, le temps (tous les X mois) ou le kilométrage (tous les Y km). « Appliquer le modèle » du type de véhicule (voiture, fourgonnette, utilitaire, camion, moto) ajoute des règles de départ à ajuster ; vous pouvez indiquer la dernière réalisation connue (date et kilométrage), sans quoi une règle n’a pas d’échéance calculée avant la première entrée du carnet. Chaque règle est « À jour », « Bientôt » (30 jours ou 1 000 km avant par défaut, réglable) ou « En retard ». Une échéance en kilomètres est estimée tant que le compteur n’a pas été relevé depuis plus de deux semaines.
4. Onglets « Carburant » et « Entretien et incidents » : consultation des saisies des techniciens, avec la consommation moyenne en L/100 km et la dépense carburant saisie.

Côté technicien (portail, Mon espace › Carnet de bord)

• Le technicien voit uniquement le véhicule qui lui est affecté. La page affiche d’abord une synthèse : le véhicule et son kilométrage, les boutons « Saisir un plein » et « Nouvelle entrée », puis quatre rubriques avec leur état (Assurance, Carburant, Entretien et incidents, Contrôle technique ; « À vérifier » si la date de contrôle n’est pas renseignée sur la fiche du véhicule). Chaque rubrique ouvre l’historique complet. Un bloc « Urgences » permet d’appeler l’assistance ou de déclarer un sinistre d’un toucher dès qu’une police est renseignée. Sans véhicule affecté, un message l’invite à contacter son responsable.
• « Saisir un plein » : date, litres, prix au litre et total TTC, kilométrage réel affiché au compteur après le plein, plein complet ou partiel, station. Le prix au litre et le total se calculent l’un à partir de l’autre : le champ saisi en dernier fait foi. Le prix au litre saisi est conservé tel quel, sans être recalculé, puisqu’il fluctue d’un plein à l’autre ; un plein saisi sans prix au litre (ou avant l’ajout de ce champ) affiche une valeur déduite du total, précédée de « ≈ ». Le type de carburant n’est pas à saisir : il est affiché d’après la fiche du véhicule (champ « Type de carburant » de la fiche véhicule) et enregistré automatiquement avec le plein. Le kilométrage ne peut jamais être inférieur au dernier relevé connu du véhicule ; la fiche du véhicule est mise à jour avec le nouveau kilométrage. La consommation est calculée de plein à plein, à partir des pleins complets.
• « Nouvelle entrée » : entretien, réparation, contrôle, nettoyage, dommage constaté ou sinistre, avec date, kilométrage, coût et prestataire facultatifs. La date ne peut pas être dans le futur ni antérieure à 45 jours.
• Les entretiens à prévoir (en retard ou bientôt) apparaissent en haut de la synthèse, sous « À prévoir », et dans la rubrique « Entretien programmé », présentée en listes groupées « À faire » et « À jour » : l’état s’affiche en couleur à droite de chaque ligne. Toucher une ligne ouvre une feuille de détail (temps, kilométrage, périodicité, dernière réalisation) avec l’action principale « Marquer comme réalisé » et, en dessous, « Reporter de 7 jours », qui masque une alerte pour le technicien sans la fermer : le bureau la voit toujours. Une alerte se ferme quand le technicien appuie sur « Marquer comme réalisé » : il indique la date, le kilométrage (obligatoire si la règle dépend du kilométrage), l’atelier, le coût, le numéro de la facture et ses observations, et peut joindre une photo ou un PDF (4 Mo maximum). Ni le numéro de facture ni le fichier ne sont obligatoires : le numéro seul suffit pour retrouver la pièce comptable. Le numéro de facture ou de ticket se saisit aussi sur un plein et sur une « Nouvelle entrée ». L’action est aussi disponible sur un entretien encore « À jour » réalisé en avance.
• Notifications automatiques : une tâche quotidienne (vers 8 h 30, heure de Paris) évalue les règles de chaque véhicule. Le technicien affecté reçoit une notification dès que l’entretien passe à « Bientôt » (« Entretien à prévoir »), puis quand il est « En retard » ; les responsables (propriétaire, administrateurs, superviseurs, managers) sont prévenus seulement en cas de retard, avec le nom du technicien. Chaque alerte n’est envoyée qu’une fois par cycle d’entretien : réaliser l’entretien ouvre un nouveau cycle. Un report de 7 jours retarde la notification du technicien, jamais celle du responsable. Les préférences de chacun sont respectées (catégorie « Maintenance » et priorité). Le technicien retrouve ses notifications récentes avec la cloche en haut à droite de l’écran (badge du nombre de non lues), où il peut les marquer comme lues ; seules celles utiles au terrain (maintenance, interventions, planning, système) y sont affichées. Le choix des notifications à recevoir se règle dans Mon espace › Réglages des notifications.
• Aujourd’hui et planning : la page « Aujourd’hui » du portail (/technician) réunit l’ancien planning. Un bandeau de dates défilant permet de choisir un jour (un point par intervention, orange si l’une est suspendue ; « Aujourd’hui » ramène au jour courant). La journée s’affiche comme une tournée : étapes numérotées dans l’ordre horaire, terminées cochées, étape du moment avec son action et l’itinéraire. Les interventions d’un autre jour s’ouvrent et se démarrent depuis leur fiche, comme aujourd’hui.
• Messagerie : l’onglet « Messagerie » de la barre de navigation (/technician/messages) donne accès aux conversations d’équipe, à la création d’une conversation et aux pièces jointes, dans l’habillage du portail.
• Un envoi répété (double toucher, nouvel essai après une coupure) ne crée jamais de doublon. Les listes disposent d’une recherche et de filtres.

Bonnes pratiques

Liens utiles